Conformité de e-inventaire

E-inventaire a été spécialement conçu et développé pour respecter la législation, tant sur la tenue du registre de police de manière informatisée que sur la gestion des tickets de caisse.  Noviweb a mis en place un partenariat avec Docaposte, un fournisseur de service d'archivage électronique certifié NF461, afin de garantir l'intégrité, l'intangibilité et la sécurité des données importantes visées par la législation française.

Conformité du livre de police

L’article 321-7 du code pénal « oblige toute personne dont l’activité professionnelle comporte la vente, le dépôt-vente ou l’échange d’objets mobiliers usagés ou acquis de personnes qui ne les fabriquent pas ou n’en font pas le commerce à tenir, jour par jour, un registre qui contient une description des objets et permet l’identification des personnes qui les ont vendus ou apportés à l’échange. »

L’article L.321-10 du code de commerce, dans sa rédaction résultant de l’article 12 de la loi no 2011-850 du 20 juillet 2011 de libéralisation des ventes volontaires de meubles aux enchères publiques, prévoit que « ce registre est tenu sous forme électronique, les opérateurs de ventes volontaires de meubles aux enchères publiques disposant d’un délai de deux ans pour se conformer à cette obligation. »

Ce registre est indifféremment appelé dans e-invetaire le registre des achats, le registre de police ou, pour des raisons historiques le livre de police.

Par décret no 2013-287 du 4 avril 2013 relatif au registre tenu par les personnes dont l’activité professionnelle comporte la vente ou l’échange de certains objets mobiliers, « la tenue du registre au moyen d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dispense de la tenue d'un registre physique coté et paraphé. Le traitement automatisé garantit l'intégrité, l'intangibilité et la sécurité des données enregistrées.  La durée de conservation des données est de dix ans à compter de leur enregistrement dans le traitement. »

Pour faire simple, si vous êtes brocanteur ou antiquaire, ou si vous faites commerce d'objets d'occasion, vous êtes obligé de tenir un livre de police (lire la fiche synthétique "Vente d'objets mobiliers usagés (brocanteurs, antiquaires, dépôt-vente)" du site Service-Public.fr) et ce registre peut être tenu sous forme informatique, ce qui dispense alors de la tenue d'un registre physique coté et paraphé.  En outre, pour les opérateurs de ventes volontaires, la tenue du registre de manière informatisé est même une obligation.

L'arrêté du 15 mai 2020 fixant les modèles de registres prévus par l'article R. 321-8 du code pénal précise que, « dans le cas où le registre est tenu au moyen d'un traitement automatisé de données à caractère personnel prévu à l'article R. 321-6-1, celui-ci doit répondre aux spécifications techniques suivantes : Afin de garantir l'intégrité, l'intangibilité et la sécurité des données enregistrées, le traitement automatisé doit être conforme à la norme ISO 14641-1 : Archivage électronique - spécifications relatives à la conception et à l'exploitation des systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes ; »

E-inventaire archive automatiquement toutes les pièces constituant votre livre de police dans un coffre-fort électronique chez son partenaire Docaposte, un tiers de confiance certifié par l'AFNOR pour la norme ISO 14641, ce qui garantit l'intégrité, l'intangibilité et la sécurité des données enregistrées et donc la conformité à la législation en cours.

Pour plus de détails techniques sur la gestion du livre de police dans e-inventaire, rendez-vous sur l'aide en ligne ou directement dans la rubrique « Conformité > Livre de police » qui liste tous les fichiers constituant votre livre de police qui sont archivés chez notre parteniare Docaposte et qui peuvent être récupérés par l'Administration française sur réquisition judiciaire.

Conformité du logiciel de caisse

E-inventaire propose une fonction de logiciel de caisse qui permet de générer et d'imprimer les tickets de caisse de chaque vente (cette fonction est d'ailleurs facilement accessible pour les utilisateurs ayant un profile 'Mode Boutique').

Afin de lutter contre la fraude à la TVA, l'administration fiscale a précisé le 30 décembre 2020 qu'il est désormais expressément prévu que les logiciels ayant une fonctionnalité de caisse sont inclus dans le champ de l'obligation de satisfaire aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Il existe une certification pour les logiciels de caisse. Il est également prévu que l'éditeur du logiciel, en l'occurrence Noviweb, peut émettre une attestation garantissant que la fonction "logicel de caisse" répond aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données, précisées par la documentation fiscale BOI-TVA-DECLA-30-10-30.  C'est la voie qu'a choisi Noviweb.

E-inventaire archive automatiquement, au moment même où une vente est enregistrée dans le logiciel, le ticket de caisse correspondant, dans un coffre-fort électronique chez son partenaire Docaposte, ce qui garantit l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données et donc la conformité à la législation en cours.  L'attestation individuelle de Noviweb garantissant la conformité de la fonction de logiciel de caisse de e-inventaire peut être téléchargée en cliquant sur ce lien.

Pour plus de détails techniques sur la gestion des tickets de caisse dans e-inventaire, rendez-vous sur l'aide en ligne ou directement dans la rubrique « Conformité > Tickets de caisse » qui liste tous les tickets de caisse qui sont archivés chez notre partenaire Docaposte et qui peuvent être récupérés par l'Administration française sur réquisition judiciaire.