Aide en ligne

Qu'est-ce qu'e-inventaire et à qui s'adresse-t-il ?

e-inventaire est un logiciel de gestion de stocks en ligne conçu spécifiquement pour les antiquaires, brocanteurs, commerçants, dépôt-vente, comptoirs d'achat d'or et de métaux précieux, ainsi que toutes les professions soumises à l'obligation légale de tenir à jour un livre de police.

Le logiciel a donc été spécialement pensé pour répondre aux besoins des professionnels qui gèrent (achat, vente, prisé en confié, mise en dépôt, etc) des objets d'occasion.  Même si e-inventaire permet d'intégrer dans son stock des objets achetés neufs (la différence se fera alors sur les calculs de TVA), le logiciel gère le stock comme un stock d'objets d'occasion dans lequel chaque article est donc unique, avec sa référence unique (il n'est pas question ici de déclarer un stock d'une certaine quantité pour un certain type de référence).  Une référence (un code barre) correspond à un et un seul article unique dans le stock.

Peut-être que vous gériez jusqu'à présent votre stock tant bien que mal avec un tableur informatique (genre Excel) ou pire, avec un stylo et des livres de police papier devant être visés régulièrement par les autorités. Vous passiez donc énormément de temps à rechercher des références, des dates, des informations concernant vos articles.

e-inventaire a été conçu pour vous permettre de répondre immédiatement à toutes les questions concernant votre inventaire. En outre, vous n'êtes pas sans savoir, surtout si vous faites commerce de bijoux en métaux précieux, que votre activité professionnelle est soumise à une législation très précise. Vos obligations sont nombreuses, et vous pouvez être confronté à l'exercice périlleux d'un contrôle des douanes à tout moment, ce qui nécessite que votre livre de police soit à jour. Noviweb a pensé à vous en créant e-inventaire, LE logiciel en ligne de gestion des stocks spécialement conçu pour les antiquaires, brocanteurs et commerçants, qui permet notamment d'éditer un livre de police conforme à la législation en vigueur à tout moment.

N'hésitez pas à consultez notre page décrivant plus précisément comment E-inventaire est, à notre connaissance, le seul logiciel de gestion de stock conforme à la législation pour:

• la tenue du registre des achats de manière informatisée (livre de police)
• et la fonction de logiciel de caisse.

Comment bien démarrer avec e-inventaire ?

1. La première chose à faire est d'aller configurer les paramètres de votre société et de votre compte utilisateur.  En particulier la raison sociale de votre société et son année de création.  Ces informations seront utilisées dans à différents endroits le logiciel. Mais l'année de création de votre entreprise est un paramètre crucial.  Dès que des lots d'articles auront été saisis dans votre inventaire, ce paramètre ne pourra plus être changé. Voir plus loin pour l'utilisation de ce paramètre.
2. Concernant la gestion de votre inventaire proprement dite, la première chose à faire est de créer vos familles d'articles en allant dans le menu > Inventaire > Familles d'articles.  Vos familles correspondent aux catégories qui structurent votre catalogue.  Elles dépendent donc de votre activité mais on peut typiquement imaginer qu'un dépôt-vente proposera des familles comme « Hifi », « Informatique », « Electro-ménager » ou « Photo » alors qu'un antiquaire en bijoux anciens pourra proposer des familles comme « Or 18k », « Argent » ou « Vermeil ».  Chaque article que vous allez rentrer en stock devra être associé à une famille.
3. Il est recommandé ensuite de créer d'ores et déjà vos fournisseurs les plus courants.  En effet, quand vous allez saisir un nouveau lot d'articles, vous devrez indiquer auprès de quel fournisseur vous l'avez obtenu en choisissant dans la liste déroulante de tous vos fournisseurs.
4. A ce niveau, vous êtes prêt pour saisir votre premier lot d'achat contenant des articles qui vont alimenter votre stock.  Pour cela, reportez-vous au chapitre spécial de l'aide en ligne consacré à la saisie des achats dans e-inventaire.
5. Lorsque un article sort de votre stock, typiquement losque vous le vendez, allez saisir l'opération de vente afin de maintenir en permanence l'état exact de votre stock.  Vous verrez alors que le logiciel permet d'appliquer, outre la vente, beaucoup d'autes actions groupées à vos articles (dont certaines probablement ne vous concerneront pas).

Quelle est la différence entre la version BASE et la version PRO+ ?

Le logiciel en ligne e-inventaire est disponible en 2 versions :

• la version BASE (gratuite, mais limitée)
• la version PRO+ (payante, et complète)

Retrouvez le détail de ces 2 offres

Pourquoi certains boutons sont désactivés ?

De nombreuses fonctionnalités du logiciel sont réservées aux utilisateurs ayant souscrit à la version payante PRO+.  Si vous rencontrez un bouton d'action désactivé dans le logiciel c'est tout simplement parce que vous l'utilisez en version gratuite BASE.  Pour bénéficier de l'intégralité des fonctionnalités du logiciel, vous pouvez souscrire à la version payante PRO+ à tout moment.

Comment passer de la version BASE à la version PRO+ ?

Rien de plus simple, connectez-vous à votre compte d'utilisateur, puis rendez-vous sur la page "S'abonner à la version PRO+ de e-inventaire".  Remplissez  et validez le formulaire en n'oubliant pas de fournir le RIB demandé (pour vos prélèvements).  Votre compte version BASE sera basculé par les équipes Noviweb en version PRO+ dans un délai maximum de 2 jours ouvrés (le temps entre autre d'établir le SEPA pour l'abonnement).  Bien entendu, lors de ce basculement, de BASE vers PRO+, vous ne perdrez pas tout le travail déjà effectué puisque tous les objets que vous aurez créés avec votre compte gratuit (familles d'articles, founisseurs, clients, lots et articles) seront conservés et vous pourrez donc les retrouver inchangés dans votre nouvel abonnement PRO+.

A quoi servent les informations société ?

Les informations société, que vous pouvez saisir/modifier dans la zone escamotable "INFORMATIONS SOCIETE" de votre menu utilisateur > Société, sont reprises à divers endroits du logiciel.  Elles sont notamment publiées sur les factures générées avec e-inventaire ou bien encore dans le fichier télétransmissible de la déclaration 2093 (deux fonctionnalités disponibles en version PRO+ uniquement).  Elles sont également transmises à d'autres abonnés e-inventaire qui utiliseraient votre référence e-inventaire pour vous créer comme client ou fournisseur au sein de leur propre compte e-inventaire.

Une information fondamentale associée à votre société est l'année de création de votre entreprise qu'il convient donc de saisir AVANT de saisir le moindre article dans votre inventaire.  En effet, puisqu'il est impossible de saisir dans votre inventaire une entrée d'article antérieure à la date de début de votre activité, ce paramètre servira de base pour la génération automatique des références uniques de lots et d'articles. Une référence lot (et donc une référence article) commence par 2 chiffres indiquant l'année d'achat de la manière suivante : année d'achat du lot - année de création de l'entreprise.  Il est donc fortement conseillé de saisir dans ce paramètre, une année pour laqulle vous êtes sûr de n'avoir aucun article acheté antérieurement. 

Par exemple, si vous saisissez 2011 pour année de création :

• vous ne pourrez pas saisir d'achat antérieur à 2011
• et les références d'articles ou de lots commençant par exemple avec 03 désigneront des articles et des lots achetés la troisième année de création de l'entreprise, soit en 2013.

Comment fonctionne la facturation automatique ?

Si vous avez souscrit à la version payante PRO+ d'e-inventaire, vous pouvez laisser e-inventaire générer vos factures de vente.  Notez que si vous souhaitez gérer vous-même vos factures (par exemple si vous disposez d'un logiciel de facturation ou si vous utilisez un facturier papier), e-inventaire vous demandera alors de saisir le numéro de facture (généré de manière externe à e-inventaire) au moment de la saisie d'une vente. 

Mais vous pouvez, si vous préférez, activer la facturation automatique afin de laisser e-inventaire gérer automatiquement la numérotation de vos factures.

Pour activer et configurer cette option, aller dans votre menu utilisateur > Société.  Ouvrir la zone escamotable "CONFIGURATION FACTURES" (en cliquant dessus) pour accéder au formulaire de configuration de la fonction de facturation du logiciel.  Positionner "Laisser e-inventaire gérer automatiquement les factures" sur l'option "Oui", puis cliquer sur le bouton "ENREGISTRER".  Vous pourrez alors configurer plus précisément le format des numéros de facture qui seront générés, en le faisant précéder par exemple d'un préfixe constant (pour le différencier de factures qui seraient générées par ailleurs) et / ou de l'année sur 2 ou quatre chiffres.

La zone "Commentaire légal sur vos bordereaux d'achat" vous permet, comme son nom l'indique, de saisir un commentaire légal propre à votre société, que vous pourrez afficher, en plus ou en remplacement des commentaires légaux par défaut, sur les bordereaux d'achat de lots.

Comment configurer étiquettes et tickets de caisse ?

L'onglet "Société" perrmet également de gérer l'affichage

sur les étiquettes :

• du code barre de la réf. article
• du code prix d'achat
• du prix étiquette
• et du libellé article

et sur les tickets de caisse :

• du code barre du N° de ticket de caisse
• et d'une mention légale personnalisée à ajouter au bas (dans laquelle vous pouvez par exemple indiquer votre délai de retours clients)

Concernant la configuration des étiquettes, notez que si Noviweb a développé des étiquettes spécifiques pour votre société, les paramètres ci-dessus ne sont pas pris en compte.

Comment gérer mes comptes utilisateur ?

Si vous avez souscrit à la version payante PRO+ d'e-inventaire, vous avez droit à 3 comptes utilisateurs inclus dans votre abonnement, ce qui est très pratique si vous travaillez à plusieurs collaborateurs.  Vous pouvez demander à Noviweb des comptes utilisateurs supplémentaires moyennant un surcoût (voir l'offre e-inventaire).

Chaque collaborateur pourra se connecter avec son propre compte utilisateur pour gérer le stock de votre société.  Chaque compte utilisateur est associé à un profil de droits lui permettant d'agir plus ou moins différemment sur le logiciel :

• le profil « Adhérent - Gérant »
• le profil « Adhérent - Collaborateur »
• ou le profil « Adhérent - Mode Boutique »

Les comptes de profil « Adhérent - Collaborateur » ont pratiquement les mêmes droits que les comptes de profil "Adhérent - Gérant", excepté que seuls ces derniers sont autorisés à créer (ou modifier) des comptes utilisateurs de votre abonnement.  Si vous avez un comptable, il peut être intéressant (s'il est d'accord) de lui créer un compte utilisateur dédié afin qu'il puisse à tout moment se connecter sur votre inventaire et obtenir ainsi les synthèses comptables que le logiciel calcule pour vous faciliter les déclarations comptables.

Dans la rubrique Société > Comptes utilisateurs, vous avez accés aux comptes utilisateurs de votre compte e-inventaire.  Pour en créer un nouveau (si vous n'avez pas atteint le maximum), il suffit de taper les informations requises (email, nom, prénom, et profil) et de cliquer sur le bouton AJOUTER.  Le mot de passe du nouveau compte sera généré automatiquement par e-inventaire et sera envoyé à l'adresse mail du nouveau compte dans le mail de confirmation de créatrion de compte.

A quoi sert le profil de droit "Adhérent - Mode Boutique"?

Si vous avez souscrit à la version payante PRO+ d'e-inventaire, vous pouvez affecter le profil de droit "Adhérent - Mode Boutique" à un ou plusieurs de vos comptes utilisateurs.  Ce profil de droit est destiné aux utilisateurs travaillant en point de vente physique, utilisant les étiquettes code barre pour leurs articles, ainsi qu'une douchette pour scanner ces mêmes étiquettes.  En mode "Adhérent - Mode Boutique" (c'est à dire, lorsqu'on est connecté avec un compte associé au profil de droits "Adhérent - Mode Boutique"), l'enchainement des écrans a été spécialement pensé afin de faciliter les tâches courrantes effectuées en boutique, à savoir : scanner des articles les uns derrrière les autres en les envoyant en sélection, valider la vente de la sélection, arriver sur le ticket de caisse pour l'imprimer et proposer d'imprimer également une facture (si le client le souhaite).

En outre, le profil de droit "Adhérent - Mode Boutique" est à utiliser par tous vos collaborateurs qui travaillent en boutique, face à la clientèle, car il cache de l'écran informatique les données confidentielles liées à votre activité (telles que des prix d'achats ou des montants de marge).

Où se trouvent mes factures d'abonnement e-inventaire ?

Si vous avez souscrit à la version payante PRO+ d'e-inventaire, vos factures d'abonnement sont disponibles au format PDF dans votre menu utilisateur > Société.  Il s'agit de factures trimestrielles (même si le prélèvement de l'abonnement est mensuel).  Ouvrir la zone escamotable "FACTURES D'ABONNEMENT" en cliquant dessus pour voir la liste complète des factures disponibles.  Cliquer sur le picto PDF de la facture choisie pour l'ouvrir dans votre navigateur / la télécharger.

Quels réglages personnels puis-je associer à mon compte d'utilisation d'e-inventaire ?

e-inventaire permet à chaque utilisateur de gérer/personnaliser :

• les colonnes qu'il souhaite afficher dans la rubrique articles (menu > inventaire > articles)
• ses favoris (liens vers des sites Internet tiers), disponibles dans le menu > favoris

Concernant les colonnes de la rubrique Articles, il faut savoir que cet écran comporte énormément d'informations à afficher en colonnes.  Selon le type et la configuration de votre affichage, il est possible que tout ne tienne pas à l'écran (certaines colonnes disparaitront alors "sur la droite" de ce qui est visible).  Pour remédier à ce problème, et étant donné que vous n'avez peut-être pas besoin de voir en permanence toutes les informations concernant les articles au niveau de la liste d'articles (toutes les informations des articles restent nénamoins visibles depuis la fiche article, quelle que soit votre configuration de colonnes à ce niveau), il vous est possible de choisir quelles sont les colonnes que vous souhaitez afficher concernant la liste des articles. L'affichage de certaines colonnes est obligatoire dans e-inventaire.  Il est par conséquent impossible de définir une préférence d'affichage pour ces colonnes.

Pour choisir les colonnes que vous souhaitez afficher dans la rubrique Articles, aller dans le menu utilisateur > réglages, ouvrir la zone escamotable "COLONNES DE LA RUBRIQUE ARTICLES" en cliquant dessus, puis définir la préférence d'affichage souhaitée pour chaque colonne et enfin, cliquer sur le bouton "ENREGISTRER" pour sauvegarder les préférences définies.

Pour gérer vos favoris, aller dans le menu utilisateur > réglages, ouvrir la zone escamotable "MES FAVORIS" en cliquant dessus. Pour chaque favori, saisir ou modifier la saisie des champs suivants :

• libellé (intitulé du lien qui sera publié dans le menu > Mes favoris)
• lien web (doit être au format http://www.nomdedomaine.fr ou https://www.nomdedomaine.fr - ex: https://www.noviweb.fr)
• ordre (sert à préciser l'ordre de publication dans le menu > Mes favoris)

Cliquer sur le bouton "ENREGISTRER" pour sauvegarder le ou les favoris ajoutés/modifiés.

Qu'est-ce qu'un fournisseur ?

Dans e-inventaire, un fournisseur désigne une personne physique ou morale à qui vous achetez ou de qui vous prenez un ou des articles en confié.  Si vous avez souscrit à la version payante PRO+ d'e-inventaire, vous pouvez gérer autant de fournisseurs que vous souhaitez dans votre compte e-inventaire.  Aucun champ d'information n'est obligatoire à la saisie.  Il vous revient par conséquent de connaitre les obligations légales relatives à votre activité rendant obligatoire la saisie de certaines informations sur vos fournisseurs.

Bien qu'il soit possible de créer un fournisseur à la volée lors de la saisie d'un lot, nous vous conseillons de saisir vos fiches fournisseurs à l'avance, au moins pour vos fournisseurs les plus fréquents, afin de vous faciliter la tâche lors de la saisie d'un nouveau lot.

Comment créer un fournisseur ?

Aller dans le menu > inventaire > fournisseurs, cliquer sur la pastille d'ajout d'un fournisseur (pastille jaune avec icône +), puis cliquer sur le bouton "saisir un nouveau fournisseur" dans la boîte de dialogue.  Remplir le formulaire avec les informations du nouveau fournisseur puis cliquer sur le bouton "enregistrer" pour valider votre saisie.

NB : Il est possible de créer un fournisseur "à la volée", lors de la saisie d'un nouveau lot d'achat (champ "création du nouveau fournisseur").  Cette fonction est très utile en mode "boutique".  La fiche de tout nouveau fournisseur créé ainsi devrait être complétée ultérieurement.

Voir le tutoriel "Comment créer un fournisseur?" sur notre chaine Youtube

Comment créer un fournisseur abonné e-inventaire ?

Procéder de la même manière que pour créer un fournisseur (voir > Aide en ligne > Comment créer un fournisseur ?).  Une fois sur le formulaire de création du nouveau fournisseur, saisir la référence e-inventaire qu'il vous a communiqué dans le champ "Réf. e-inventaire" puis cliquer sur le bouton "charger à partir de la référence e-inventaire".  Sauf erreur de saisie de la référence de votre fournisseur, le formulaire est désormais pré-rempli avec ses informations, et il ne vous reste plus qu'à  cliquer sur le bouton "enregistrer" pour valider la saisie.

ATTENTION : Le fait de cliquer sur le bouton "charger à partir de la référence e-inventaire" écrase certaines informations déjà saisies dans le formulaire.

Comment modifier un fournisseur ?

Aller dans le menu > inventaire > fournisseurs, cliquer sur la référence du fournisseur à modifier, effectuer les modifications souhaitées dans le formulaire se trouvant dans l'onglet principal "Description" puis cliquer sur le bouton "enregistrer" pour enregistrer les modifications apportées.

ATTENTION : Le fait de cliquer sur le bouton "charger à partir de la référence e-inventaire" écrase certaines informations déjà sauvegardées dans le fiche du fournisseur.

Pourquoi je n'arrive pas à supprimer un fournisseur ?

e-inventaire n'autorise pas la suppression d'un fournisseur tant qu'au moins un article de l'inventaire est relié à ce fournisseur.  Si vous tentez de supprimer un fournisseur qui se trouve dans ce cas de figure, le logiciel ne le permettra pas et vous affichera un message explicatif sur fond rouge.

Qu'est-ce qu'un client ?

Dans e-inventaire, un client désigne une personne physique ou morale à qui vous vendez ou chez qui vous placez un ou des articles en dépôt.  Si vous avez souscrit à la version payante PRO+ d'e-inventaire, vous pouvez gérer autant de clients que vous souhaitez dans votre compte e-inventaire.  Aucun champ d'information n'est obligatoire à la saisie.  Il vous revient par conséquent de connaitre les obligations légales relatives à votre activité rendant obligatoire la saisie de certaines informations sur vos clients.

Comme pour les fournisseurs, il est possible de créer un client à la volée lors de la saisie d'une vente.  Nous vous conseillons cependant de saisir vos fiches clients à l'avance, au moins pour vos clients les plus fréquents, afin de vous faciliter la tâche lors de la saisie d'une vente.

Comment créer un client ?

Aller dans le menu > inventaire > clients, cliquer sur la pastille d'ajout d'un client (pastille jaune avec icône +), puis cliquer sur le bouton "saisir un nouveau client" dans la boîte de dialogue.  Remplir le formulaire avec les informations du nouveau client puis cliquer sur le bouton "enregistrer" pour valider votre saisie.

Voir le tutoriel "Comment créer un client?" sur notre chaine Youtube

Comment créer un client abonné e-inventaire ?

Procéder de la même manière que pour créer un client (voir > Aide en ligne > Comment créer un client ?).  Une fois sur le formulaire de création du nouveau client, saisir la référence e-inventaire qu'il vous a communiqué dans le champ "Réf. e-inventaire" puis cliquer sur le bouton "charger à partir de la référence e-inventaire".  Sauf erreur de saisie de la référence de votre client, le formulaire est désormais pré-rempli avec ses informations, et il ne vous reste plus qu'à  cliquer sur le bouton "enregistrer" pour valider la saisie.

ATTENTION : Le fait de cliquer sur le bouton "charger à partir de la référence e-inventaire" écrase certaines informations déjà saisies dans le formulaire.

Comment modifier un client ?

Aller dans le menu > inventaire > clients, cliquer sur la référence du client à modifier, effectuer les modifications souhaitées dans le formulaire se trouvant dans l'onglet principal "Description" puis cliquer sur le bouton "enregistrer" pour enregistrer les modifications apportées.

ATTENTION : Le fait de cliquer sur le bouton "charger à partir de la référence e-inventaire" écrase certaines informations déjà sauvegardées dans le fiche du client.

Pourquoi je n'arrive pas à supprimer un client ?

e-inventaire n'autorise pas la suppression d'un client tant qu'au moins un article de l'inventaire est relié à ce client.  Si vous tentez de supprimer un client qui se trouve dans ce cas de figure, le logiciel ne le permettra pas et vous affichera un message explicatif sur fond rouge.

Comment créer une famille d'article ?

Aller dans le menu > inventaire > familles d'articles, cliquer sur la pastille d'ajout d'une famille (pastille jaune avec icône +), puis cliquer sur le bouton "ajouter une famille" dans la boîte de dialogue.  Remplir le champ "libellé" de la nouvelle famille d'articles.

Choisir "oui" dans la liste déroulante du champ "Famille concernée par la déclaration n°2093" le cas échéant (la liste déroulante est initialisée à "non" par défaut), si la nouvelle famille d'articles créée est un métal dont les achats doivent être déclarés en début d'année sur le formulaire n°2093 (voir ci-après).

Enfin "enregistrer" pour valider votre saisie.

A quoi sert le champ "Famille concernée par la déclaration n°2093" ?

e-inventaire permet de générer un rapport "Déclaration d'achat de métaux n°2093" (voir > rapports > Déclaration d'achat de métaux n°2093), ainsi que le fichier télétransmissible à l'administration.  Le rapport généré par e-inventaire ne prendra donc en compte que les articles appartenant à une famille étant déclarée comme "Famille concernée par la déclaration n°2093" dans le logiciel.

Comment saisir mes achats dans e-inventaire ?

Aller dans le menu > inventaire > achats et prises en confié, cliquer sur la pastille d'ajout d'un lot d'articles (pastille jaune avec icône +), puis, que vous ayez une saisie en cours ou non, cliquer sur le bouton "NOUVEAU LOT EN COURS DE SAISIE" dans la boîte de dialogue.

Notez que le second bouton "LOTS EN ATTENTE DE FINITION" permet d'accéder à a liste des lots provenant d'autres abonnés e-inventaire ayant utilisé votre référence e-inventaire en destinataire d'articles (dépôt ou vente) que vous pouvez ainsi intégrer dans votre stock.  Vous trouverez plus d'explications sur ce mode de fonctionnement dans la rubrique d'aide en ligne "articles > Comment se transférer des articles entre abonnés e-inventaire ?".

Remplir et enregistrer les informations communes du lot d'articles à l'aide du formulaire se trouvant dans l'onglet "Description du lot".

Détailler chacun des articles composant votre lot à l'aide du formulaire se trouvant dans l'onglet "saisie manuelle d'articles", et ce, jusqu'à ce que le total du prix de chaque article soit égal au prix d'achat de votre lot (voir à la fin du libellé de l'onglet "Articles déjà saisis").  Si votre achat contient plusieurs articles totalement identiques (même descriptif, même famille, etc), vous pouvez utiliser le champ "Quantité" pour générer plusieurs articles similaires avec les mêmes informations.  Attention, il s'agit toujours d'articles uniques sans gestion de stock.  Le champ quantité ne sert qu' à dupliquer, au moment de la saisie, un même articles plusieurs fois.  Mais une fois l'opération réalisée, vous retrouverez bien dans l'onglet "Articles déjà saisis" autant d'articles différents que ce que vous aviez demandé dans le champ quantité.

Vérifier et ajuster éventuellement, grâce aux fonctions de modification / suppression, la justesse des informations saisies sur les articles de votre lot dans l'onglet "Articles déjà saisis".

Enfin, cliquer sur le bouton "sauvegarder le lot en achat" pour créer le lot et ses articles dans votre inventaire.

Vous pouvez suspendre votre saisie d'un nouveau lot d'article à tout moment, le logiciel conservera en mémoire votre saisie que vous retrouverez en l'état lors d'une connexion ultérieure.  Il vous faudra pour cela revenir  à > inventaire > achats et prises en confié, cliquer de nouveau sur la pastille d'ajout d'un lot d'articles (pastille jaune avec icône +), et cliquer sur le bouton "NOUVEAU LOT EN COURS DE SAISIE" dans la boîte de dialogue.

Notez bien que pendant toute la période où le nouveau lot reste en cours de saisie (ce qui peut s'étaler sur une période assez longue si vous interrompez la saisie en cours), aucun des articles le composant n'est réellement basculé dans votre inventaire en ligne.  Ces articles restent dans la zone tampon de saisie tant que vous ne créez pas définitivement le lot d'entrée en cliquant sur le bouton "sauvegarder le lot en achat" (ou "sauvegarder le lot en confié" ).

Voir le tutoriel "Comment saisir mes achats?" sur notre chaine Youtube

Comment importer un fichier CSV d'articles dans le lot en cours de saisie ?

Pour alimenter les articles de votre lot en cours de saisie, vous avez deux possibilités :

• l'onglet "Saisie manuelle d'articles" permet de saisir ligne par ligne les article sque vous souhaitez ajouter (voir la section précédente)
• l'onglet "Injection automatique d'articles" permet l'import d'un fichier externe d'articles (au format CSV) dans votre liste d'articles composant le lot.

Pour l'injection automatique d'articles, le fichier CSV doit être enregistré au format UTF-8. L'ordre des colonnes est indiqué dans l'onglet, en même temps que les valeurs obligatoires par défaut au cas où ces dernières seraient manquantes dans le fichier.

Le séparateur de colonnes du fichier CSV utilisé par Excel ainsi que dans le fichier gabarit fourni ci-après est le point-virgule. Cette configuration peut être modifiée ci-après pour coller à votre propre fichier.  Cette configuration peut être modifiée pour coller à votre propre fichier (c'est le cas dans le fichier gabarit téléchargeable dans l'onglet). Si votre fichier contient une première ligne d'entêtes avec le nom des colonnes, n'oubliez pas de la sauter lors de l'injection en précisant 1 dans le champ prévu à cet effet.

Cette option vous permet de préparer un très gros lot dans un tableur externe (comme Excel) de manière très conviviale puis, une fois le fichier listant tous les articles du nouveau lot prêt, de le charger en une seule commande dans votre lot en cours.  Le mieux, si vous souhaitez utiliser cette option, est de, d'abord, télécharger le fichier CSV gabarit (avec les colonnes déjà indiquées), d'ouvrir ce fichier dans votre tableur (Excel, Open Calc, etc) et de le remplir à votre convenance.  Faites attention à bien choisir les paramètres d'enregistrement (option CSV, jeu de caractères, séparateur, etc).

Une fois l'injection effectuée, vous retrouvez les articles injectés dans l'onglet "articles déjà saisis", de la même manière que si vous les aviez saisis manuellement.

Comment est générée la référence e-inventaire de mes lots d'achat ?

Lors de l'enregistrement définitif d'un lot d'entrée (en achat ou en confié), e-inventaire génère de manière automatique uné référence unique pour votre lot.  La référence e-inventaire de vos lots d'achat se décompose comme suit :

• 2 premiers chiffres = sauf demande particulière de certains abonnés PRO+, correspondent au nombre d'années d'activité de votre entreprise au moment de l'achat du lot (ex :si l'année de création de votre entreprise dans vos paramètres société est égal à 2011, une référence qui commence par les 2 chiffres 06 indique un lot acheté en 2016)
• 2 chiffres suivants = mois d'achat (ex : 10 pour un lot acheté au mois d'octobre)
• 3 derniers chiffres =  numéro du lot dans le mois (ex : 016 pour le seizème lot acheté dans le mois courant)

A titre d'exemple, si vous vous êtes abonné à e-inventaire en 2013 et qu'un lot d'achat porte la référence 0510016, en déchiffrant la référence de la droite vers la gauche, on en déduit rapidement qu'il s'agit du seizième lot d'articles que vous avez acheté au mois d'octobre 2017.

Pour les lots pris en confié (articles physiquement chez vous mais qui ne vous appartiennent pas), la référence générée est pratiquement identique puisque seule une lettre C est inserrée entre les 2 chiffres du mois et les 3 chiffres du numéro chrono, comme par exemple dans 0510C016.

Où est mon livre de police ?

Comme indiqué dans la rubrique dédiée aux aspects règlementaires, e-inventaire respecte la législation concernant la tenue du registre des achats de manière informatisée.  Utiliser E-inventaire pour gérer votre stock vous dispense donc de tenir un registre papier visé par les autorités.

Concrêtement, lorsque vous enregistrez un nouveau lot, que ce soit un lot d'achat ou un lot de confié, E-inventaire crée automatiquement un fichier technique reprenant toutes les informations constituant votre lot (fournisseur, date, d'achat, prix d'achat, moyen de paiement, descriptif et famille des articles, prix d'achat de chaque article) et archive ce fichier chez son partenaire Docaposte, un tiers de confiance certifié par l'AFNOR pour la norme ISO 14641. 

Vous n'avez aucun moyen d'interagir avec ce processus.  Une fois le fichier technique déposé chez notre archiveur certifié, il n'est plus possible d'y faire quoi que ce soit. C'est ce qui garantit légalement l'intégrité, l'intangibilité et la sécurité des données enregistrées et donc la conformité à la législation en cours.  Seule l'administration française, sur réquisition, peut demander à obtenir les fichiers déposés chez notre archiveur.

Si vous effectuez des corrections d'erreurs de saisie sur un lot (ou sur l'un des articles du lot), un nouveau fichier technique de registre d'achat se crée de manière similaire et est à son tour  téléchargé sur notre archiver certifié.  Pour un même lot, il peut donc exister plsieurs fichiers techniques de registre d'achat, chacun correspondant dans l'historique des modifications du lot, à une certaine date et un certain état du lot

Vous avez la possibilité de lister les différents fichiers de registre d'achat (archivés chez notre archiveur tiers) associés à un lot donné :

• soit depuis l'onglet "Traces / Conformité" de la fiche du lot
• soit depuis la rubrique menu > conformité > Livre de police

La rubrique "conformité > Livre de police" qui liste donc tous les fichiers techniques de registre d'achat, leur version originale ainsi que leur itération suite à correction, peut donc être perçue comme le véritable livre de police technique (inaltérable) du client.

Vous avez en outre la possibilité, si le format papier vous met plus à l'aise, d'imprimer des fiches de livres de polices formatées de manière à les imprimer pour en constituer une sorte de grand livre.  Dans ce cas, n'oubliez pas de ré-imprimer et de remplacer dans votre grand livre les fiches des lots que vous modifiez.

A quoi servent les bordereaux d'achat ?

Comme le stipule la législation, le rachat de métaux précieux auprès des particuliers par un professionnel est soumis à certaines obligations. En particulier, un contrat écrit est obligatoire. Il doit comporter vos mentions légales classiques (Nom et adresse complète ou raison sociale et adresse du siège social, Numéro RCS pour un commerçant ou numéro au répertoire des métiers (RM) pour un artisan, Numéro individuel d'identification à la TVA) ainsi que les

• Nom et adresse complète du consommateur-vendeur
• Date et adresse du lieu de conclusion du contrat
• Adresse du lieu de conclusion du contrat
• Désignation précise de la nature et des caractéristiques des biens, objet du contrat (poids, pureté du métal exprimée en millièmes)
• et les Prix de vente, taxes ou tous frais éventuels à la charge du consommateur-vendeur

Le fait de ne pas remettre au client un exemplaire du contrat ou de remettre un contrat non conforme est puni d'une peine d'emprisonnement de 2 ans et d'une amende de 150 000 €.

Le contrat d'achat de métaux précieux est donc un contrat dans lequel le professionnel-acheteur (vous, abonné de e-inventaire) s'engage à acheter des métaux précieux à un consommateur-vendeur.  Le bordereau d'achat qui peut être généré par e-inventaire pour chaque lot est ce contrat d'achat imprimable à signer par les deux parties. 

Concrètement, lorsque vous achetez des métaux précieux, saisissez normalement le lot dans e-inventaire (le "consommateur-vendeur" défini dans la loi doit correspondre à un frounisseur dans votre e-inventaire) et générez le bordereau d'achat. Pour imprimer ce contrat d'achat, vous avez la possibilité de paramétrer :

• l'inclusion ou non de la zone "Mentions légales", avec, dans le cas où vous souhaitez inclure des mentions légales, la possibilité de ne mettre que les mentions légales par défaut, ou bien uniquement les votres propres (définies dans la configuration société) ou bien les 2 en séquence
• l'inclusion ou non de la zone "Accord vendeur"
• et l'inclusion ou non du fromulaire de rétractation

Que faire si votre fournisseur fait usage du formulaire de rétractation ?

Le contrat d'achat (appelé bordereau d'achat dans e-inventaire) comporte, comme il se doit, un formulaire détachable de rétractation destiné à faciliter l'exercice du droit de rétractation. Ce formulaire prévoit un délai de 48 heures après la signature du contrat d'achat de métaux précieux pour se rétracter.

Si un de vos fournisseurs (un consommateur-vendeur de métaux précieux pour la loi) se rétracte (dans les conditions définies par la loi), vous allez devoir en quelque sorte, annuler l'achat qui avait été saisi dans e-inventaire.  Pour cela, il suffit d'ouvrir le lot en question et de lancer l'action "Annuler/Rétracter le lot" depuis l'onglet "Rétractation".  Bien entendu, pour pouvoir annuler/rétracter un lot, il faut que tous les articles qui le composent soient encore dans le statut "En stock".  Vous ne devez donc pas vendre ou fondre des articles avant la fin du délai de rétractation légal (ce qui parait normal).

Il vous sera également demandé, lors de la validation d'une rétractation, de saisir un commentaire explicatif obligatoire.

Lorsque que la rétractation est validée, les tâches suivantes sont effectuées dans votre inventaire:

•     Mise à zéro du prix d'achat du lot
•     Mise à zéro du prix d'achat de chacun des articles du lot
•     Changement du statut de chacun des articles du lot en 'Rétracté / Annulé'
•     Sauvegarde des explications saisies ci-après dans le champ Traces, non modifiable, pour le lot, ainsi que pour les articles.   

Il faut comprendre que le lot, ainsi que chacun de ses articles, sont alors conservés en base de données et leurs références grillées.

Autre usage de la fonction de rétractation ?

Il peut arriver, de manière légitime, que vous saisissiez par erreur un lot.  Cela peut arriver par exemple lorsqu'un même lot est saisi deux fois, soit par deux employés différents, soit par la même personne, à des moments différents.

Vous pouvez alors utiliser cette fonction d'annulation / rétractation, sur l'un des 2 lots identiques, en n'oubliant pas de bien préciser dans le commentaire obligatoire qu'il s'agit de l'annulation d'une double saisie erronnée.

Attention à ne pas abuser de cette option qui reste légalement très limite.

Comment saisir la Taxe sur les métaux précieux (TMP) ?

Lorsque vous saisissez un lot d'achat, et uniquement au moment de la saisie du nouveau lot, vous avez la possibilité de le déclarer comme étant soumis à la TMP (Taxe à l'achat).

Dans ce cas, un champ supplémentaire apparait dans les champs à saisir de l'onglet "Description du lot", le champ intitulé "Prix d'achat avec taxe incluse".  Les champs "Prix d'achat" et "Prix d'achat avec taxe incluse" sont liés entre eux.  Si vous en modifiez un, l'autre sera recaclculé en fonction du montant national de la TMP défini au niveau de la configuration globale du logiciel e-inventaire.  Ceci est une aide au calcul et à la saise du prix d'achat.

Dans l'onglet des articles déjà saisis, un bouton vous permet également (autre aide) de répartir entre tous les articles le prix d'acaht global du lot au prorata des poids de chacun des articles.

Enfin, la fenêtre de synthèse comptable des achats (accessible grâce à la pastille SIGMA de la rubrique des lots) vous permet de retrouver le montant de TMP dû selon les filtres actifs.

Comment est générée la référence e-inventaire de mes articles ?

Lors de l'enregistrement définitif d'un lot d'entrée (en achat ou en confié), e-inventaire génère de manière automatique, en même temps que la référence du lot, uné référence unique pour chacun des articles contenus dans le lot. La référence e-inventaire de vos articles se décompose comme suit :

• 7 (ou 8 dans le cas d'un confié) premiers chiffres = référence du lot d'achat dont fait partie l'article
• 3 derniers chiffres = numéro de l'article dans le lot d'achat dont fait partie l'article

A titre d'exemple, si un article porte la référence 0510016009, en déchiffrant la référence article de la droite vers la gauche, il s'agit du neuvième article saisit dans le lot d'achat de référence 0510016, c'est à dire le neuvième article du 16ème lot acheté au mois d'octobre 2017 (pour une année de création de 2013).

Vous noterez qu'ainsi, aucun lot ne peut contenir plus de 999 articles.

Comment personnaliser l'affichage des colonnes de la rubrique articles ?

Comme expliqué plus haut, la rubrique Articles comporte énormément d'informations à afficher en colonnes.  Selon le type et la configuration de votre affichage, il est possible que tout ne tienne pas à l'écran (certaines colonnes disparaitront alors "sur la droite" de ce qui est visible).  Pour remédier à ce problème, et étant donné que vous n'avez peut-être pas besoin de voir en permanence toutes les informations concernant les articles au niveau de la liste d'articles (toutes les informations des articles restent visibles depuis la fiche article, quel que soit votre configuration de colonnes à ce niveau), il vous est possible de choisir quelles sont les colonnes que vous souhaitez afficher concernant la liste des articles.

Pour cela vous devez aller dans la zone escamotable "COLONNES DE LA RUBRIQUE ARTICLES" de votre compte utilisateur, soit en passant par le menu utilisateur > Mes réglages, soit en cliquant sur le lien "Configuer vos colonnes" de la rubrique Articles.  Là, définir la préférence d'affichage souhaitée pour chaque colonne et enfin, cliquer sur le bouton "ENREGISTRER" pour sauvegarder les préférences définies.

Quels sont les champs d'informations principaux de mes articles ?

Comme indiqué ci-dessus, vos articles contiennent un grand nombre de champs d'information.  Ces champs sont affichés en colonne dans le format liste de la rubrique Articles et vous sont affichés en formulaire (avec plusieurs onglets) dans la fiche Article.  Certains champs ont une signification ou un fonctionnement qui méritent quelques explications explicites :

• le Statut d'un article indique où se situe l'article dans son évolution par rapport à votre stock.  En effet, e-inventaire ne supprime "jamais" aucun article (sauf opération spéciale de clôture, voir plus loin) de votre inventaire.  Lorsque vous achetez un article pour la première fois, dans un lot d'achat, son statut indique « Stock ».  Vous pouvez par la suite appliquer diverses opérations sur cet article qui vont le faire changer de statut.  D'ailleurs, seul le lancement d'une action groupée sur un article peut le faire changer de statut.  Vous ne pouvez donc pas changer le statut d'un article manuellement.  Le statut « Vendu » indique naturellement que l'article ne fait plus partie de votre stock puisque vous l'avez vendu (grâce à une opération de Vente).  De même, le statut « Dépôt » identifie les articles qui vous appartiennent mais qui sont en dépôt (et donc pas physiquement chez vous) ailleurs que chez vous.  Inversement, le statut « Confié » identifie les articles qui sont physiquement dans votre stock mais qui ne vous appartiennent pas car vous ne les avez pas encore achetés.  Le statut « Perdu, volé ou cassé » sert à indiquer qu'un article n'est plus dans votre stock bien qu'aucun prix de vente ne lui soit associé.  Quelques autres statuts bien spécifiques existent mais qui ne vous concerneront probablement pas immédiatement.
• le logiciel vous permet de différencier plusieurs notions de prix pour chaque article : bien sûr le prix d'achat, rentré au moment de la saisie d'un lot.  Le prix de dépôt est un prix que vous pouvez saisir au moment de la mise en dépôt de l'article pour rappeler au dépositaire le montant que vous en demandez.  Le prix de réserve correspond de manière parallèle au prix qu'en attend au minimum la personne à qui vous avez pris l'article en confié.  Le prix étiquette, que vous pouvez saisir dès l'entrée de l'article en stock, indique le prix que vous en demandez.  Ce prix apparaitra sur les étiquettes.  Vous pourrez néanmoins changer le montant d'une vente à la dernière minute au moment de la vente de l'article.  Enfin, le prix de vente, saisi au moment de la vente mais intialisé avec le prix étiquette, conserve le prix réel auquel l'article a été vendu.
• La référence transaction est une référence unique générée, comme le numéro de facture, au moment de la vente et inscrite sur le ticket de caisse.  Comme le numéro de facture (s'il est généré par le logiciel), il permet de retrouver immédiatement et de manière unique, tous les articles faisant partie d'une même vente.
• Le logiciel permet de gérer des stocks d'articles neufs ou d'occasion.  La principale différence réside dans la gestion de la TVA (pour les professionnels assujettis à la TVA réelle).  Cette différenciation neuf / occasion se fait au niveau d'un lot (tous les articles du lot doivent donc être soit tous neufs soit tous d'occasion) au moment de sa saisie.  Pour les articles neufs la TVA déductible est calculée et affichée.  Le montant de TVA collectée lors de leur vente est calculé sur le montant de la vente.  Pour les articles d'occasion, il n'y a aucune TVA déductible et la TVA collectée est calculée sur la marge.  Par exemple, un article d'occasion assujetti au taux normal (20%) acheté 10€ et vendu 15€ génèrera 0€ de TVA déductible, 5€ de marge se décomposant en  4.17€ de marge nette et 0.83€ de TVA collectée (à déclarer sur votre déclaration TVA).

Beaucoup des champs d'informations associés aux articles ne sont modifiables qu'au travers d'une action de correction de saisie permettant ainsi de tracer en interne les corrections qui leur sont apportées.  Ce mode de fonctionnement est ce qui garantit la conformité du logiciel avec la législation en vigueur sur la gestion des stocks informatisée.  Les champs tracés lors d'une correction d'erreur de saisie sont identifiés par un fond orangé dans la fiche de l'article.

Comment agir sur mes articles ?

Gérer votre inventaire consiste à faire vivre vos articles en indiquant dans e-inventaire chaque altération du statut de vos articles.  Une fois vos articles rentrés dans e-inventaire le travail ne s'arrête donc pas.  Nous vous conseillons fortement de saisir les opérations ultérieures qui feront changer vos articles de statut vis à vis de votre stock, par exemple lorsque vous les vendez ou lorsque vous les mettez en dépôt chez un collègue.

Afin de pouvoir agir sur des articles, vous devez, depuis la rubrique Articles, les mettre en Sélection.  Votre Sélection correspond en quelque sorte à un panier dans lequel vous allez mettre, un à un, tous les articles concernés par l'opération que vous souhaitez leur appliquer (par exemple la vente sous une même facture), opération appelée une action groupée.

Comment construire ma sélection d'articles ?

Juste au dessus de la liste des articles résultant de la recherche se trouve une série de 5 boutons vous permettant de gérer votre sélection d'articles de la manière suivante :

• Sélectionner toute la page : ce bouton sélectionne l'intégralité des articles affichés sur la page courante de résultats
• Dé-Sélectionner toute la page : ce bouton dé-sélectionne (enlève de la sélection) l'intégralité des articles affichés sur la page courante de résultats
• Sélectionner tous les résultats : ce bouton sélectionne l'intégralité des articles de la liste des résultats, même si ces résultats s'étendent sur plusieurs pages
• Dé-Sélectionner tous les résultats : ce bouton dé-sélectionne l'intégralité des articles de la liste des résultats, même si ces résultats s'étendent sur plusieurs pages
• Remise à zéro de la sélection : ce bouton vide intégralement la sélection
• Valider la sélection d'articles de cette page : ce bouton prend en compte le cochage / décochage des articles de la page courante de résultats pour mettre à jour la sélection ; les articles cochés sont ainsi ajoutés à la sélection, ceux décochés en sont retirés

L'idée est de retrouver les articles qui vous intéressent en utilisant les filtres de recherche et de les ajouter au fur et à mesure dans votre sélection grâce aux boutons de sélection décrits ci-dessus.  Une fois des articles en sélection, ils y restent même si vous effectuez de nouvelles recherches.  Le seul moyen de les en retirer est d'utiliser encore une fois un des boutons décrits plus haut.  Le nombre d'articles en sélection (qui est donc indépendant du nombre de résultats d'une recherche) est indiqué au sommet de la colonne des cases à cocher (et également à côté de la liste déroulante des actions groupées à lancer).  Notez que l'un des filtres de recherche permet de rechercher (et donc d'afficher) uniquement les articles sélectionnés (dans la sélection) ou au contraire, uniquement les articles ne faisant pas partie de votre sélection courante.

Quelle action groupée lancer sur ma sélection d'articles ?

Une fois votre Sélection correctement constituée, il vous restera à choisir l'action groupée (dans la liste déroulante qui suit la liste d'articles) que vous souhaitez lui appliquer et de suivre la saisie des informations qui vous sont demandées (informations spécifiques à chaque action groupée).

Le logiciel propose actuellement la liste d'actions groupées suivante :

1. Mettre en dépôt des articles chez un client
2. Modifier les informations relatives à un dépôt
3. Imprimer la liste pour dépositaire
4. Remettre en stock des articles suite à un retour de dépôt
5. Vendre des articles
6. Remettre en stock des articles suite à un retour client
7. Modifier le prix de réserve d'articles "en confié"
8. Rendre à leur propriétaire des articles "en confié"
9. Acheter aux fournisseurs des articles "en confié"
10. Déclarer des articles perdus, volés ou cassés
11. Imprimer les étiquettes des articles
12. Déposer chez un client des articles destinés à être fondus (pour les comptoirs d'or)
13. Retour d'articles déposés pour fonte
14. Finaliser la vente d'articles déposés pour fonte

Sauf pour quelques exceptions, nous n'allons pas détailler ici chacune de ces actions groupées car, pour la plupart, leur but et leur fonctionnement sont évidents.  L'action groupée la plus fréquente (la plus utile) est probablement la vente d'articles (action n°5).  C'est pour cette raison que c'est l'action sélectionnée par défaut dans la liste déroulante.  Voir le tutoriel "Comment saisir une vente?" sur notre chaine Youtube

L'action groupée n°6, « Remettre en stock des articles suite à un retour client » permet de gérer les retours clients.  Cette action est à lancer losqu'un article vendu est retourné par un client non satisfait et que vous lui remboursez le montant de son achat (votre prix de vente).  Les articles qui subissent cette action groupée seront remis en stock, et les informations relatives à la vente seront tracées en base de données puis remises à zéro, comme si les articles n'avaient pas été vendus.

L'action groupée n°9, « Acheter aux fournisseurs des articles "en confié" » est utile lorsque vous détenez chez vous des articles en confié que vous ne pouvez pas vendre directement (puisqu'ils ne vous appartiennent pas).  Avant de les vendre, vous devez les acheter à leur fournisseur.  C'est ce que permet cette action groupée.  Elle s'adresse donc principalement aux boutiques de dépôt-vente : les articles "en confié" devant être vendus sont mis en sélection, et l'action n°9 leur est appliquée.  Les articles passent ainsi au statut "En stock" et l'action gourpée n°5 de vente peut donc immédiatement leur être appliquée en séquence puisque les articles sont toujours en sélection.  Depuis la version 6.1, cette action peut être lancée sur une sélection d'articles provenant de fournisseurs différents.  Notez que suite à cette action, les articles (qui restent en sélection) sont ré-affectés dans de nouveaux lots (avec la date d'achat courante) et changent donc de référence (qui ne contient plus la lettre C identifiant les articles en confié).

Que se passe-t-il lors d'une vente ?

Lorsque vous effectuez une action groupée de vente sur une sélection d'articles, vous devez saisir, outre les informations liées à la vente elle-même (client, date, moyen de paiement), pour chaque article son prix de vente définitif.

Lorsque la vente est enregistrée :

1. une référence unique de transaction est générée par le logiciel et associée à chacun des articles de la vente
2. si vous avez opté (dans la configuration société) pour la génération automatique de factures, un numéro de facture est également généré par le logiciel et associé à chacun des articles de la vente
3. toutes les informations de la vente (client, date, moyen de paiement, prix de vente, réf. transaction, n° facture) sont évidemment sauvegardées avec chacun des articles
4. un ticket de caisse technique sous forme de fichier externe reprenant toutes les informations constituant votre vente est créé sur notre serveur et est en outre archivé chez notre partenaire de confiance certifié par l'AFNOR pour la norme ISO 14641. 

Comme indiqué dans la rubrique dédiée aux aspects règlementaires, e-inventaire respecte la législation concernant la fonction de logiciel de caisse.  En conséquence, que vous utilisiez ou non e-inventaire comme logiciel de caisse (en boutique), chaque vente génèrera un ticket de caisse technique qui sera archivé chez notre partenaire certifié, fichier sur lequel vous n'avez aucun moyen d'interagir .  Une fois le fichier technique déposé chez notre archiveur certifié, il n'est plus possible d'y faire quoi que ce soit. C'est ce qui garantit légalement l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données et donc la conformité à la législation en cours.  L'attestation individuelle de Noviweb garantissant la conformité de la fonction de logiciel de caisse de e-inventaire peut être téléchargée en cliquant sur ce lien..  Seule l'administration française, sur réquisition, peut demander à obtenir les fichiers déposés chez notre archiveur.

A l'inverse de ce qui se passe pour les fichiers de registre d'achat, lorsque vous effectuez des corrections d'erreurs de saisie sur un article vendu, aucun nouveau fichier technique de ticket de caisse n'est re-créé.  Pour un article vendu, il ne peut donc exister qu'un seul ticket de caisse technique, qui contient les informations liées à la vente intiale (qui peuvent donc différer si vous avez effectuer des modifications).

Vous avez la possibilité voir le fichier de ticket de caisse technique et de télécharger sa version Noviweb (celle sur notre serveur) :

• soit depuis l'onglet "Vente" de la fiche de l'article
• soit depuis la rubrique menu > conformité > Tickets de caisse

Quoi qu'il en soit, si le poste de travail sur lequel e-inventaire est utilisé possède une imprimante à rouleau Le logiciel vous permet d'imprimer les tickets de caisse formatés à remettre à votre client en boutique (voir la section dédiée au mode boutique plus loin).

Suis-je obligé de tenir mon inventaire à jour ?

Une fois vos articles saisis, votre livre de police est à jour.  Rien ne vous oblige à aller plus loin et à tenir à jour votre inventaire en continuant d'y saisir les changements de statut de vos articles.

Il serait cependant très dommage d'avoir un tel outil et de ne pas s'en servir jusqu'au bout.  Car, bien utilisé, et si vous faites l'effort de saisir tout changement de statut de chacun de vos articles, le logiciel e-inventaire vous permettra d'avoir en permanence et en juste quelques clics un état exact de votre stock, de vos achats en cours, de vos ventes sur une période donnée, de vos articles à l'extérieur en dépôt chez quelqu'un, etc.  Il vous permettra en outre, lorsque vous saurez bien utiliser l'ensemble des filtres mis à votre disposition, de retrouver en quelques secondes n'importe quel article qui est passé par votre stock, que vous l'ayez encore ou que vous l'ayez vendu plusieurs années auparavant.

Et tout ça, quelle que soit la volumétrie de votre stock.  Retrouver un article dans un stock de plusieurs dizaines de milliers d'articles ne prendra que quelques secondes (le temps de la saisie des filtres).  Imaginez le temps que cela prendrait dans une pile de plusieurs livres de polices papier !

Selon notre expérience, E-inventaire est un outil indispensable à la bonne conduite de votre activité.

Quel taux de TVA choisir, quel type d'exonération ?

Vous devez associer un taux de TVA aux articles au moment de leur création dans un lot d'achat.  Vous avez le choix entre les différents taux en vigueur en France (taux réduit, intermédiaire ou normal) ainsi que différents taux à 0% décrits plus bas.  Il vous appartient de savoir quel taux de TVA s'applique aux articles que vous sisissez. S'il s'agit d'articles neufs, ce taux sera celui utilisé pour le calcul de la TVA récupérable.

Le taux saisi au moment de la création d'un article en stock sera celui proposé par défaut lors de la vente de l'objet. Vous aurez néanmoins la possibilité de changer ce taux au moment de la vente de l'article. 

Si la vente n'est pas exonérée, la TVA collectée, et due à l'état sera calculée (voir section suivante), soit sur le prix de vente dans le cas d'articles neufs, soit sur la marge dans le cas d'articles d'occasion.  Dans ce dernier cas (article d'occasion non exonéré) la mention légale obligatoire « TVA sur marge non récupérable selon art. 297 A et E du C.G.I. » sera automatiquement ajoutée à la facture de vente en note des articles d'occasion.

Si vous êtes en micro-entreprise, étant donné que toutes vos ventes seront concernées, il est conseillé de saisir la mention légale obligatoire « TVA non applicable selon art. 293 B du C.G.I. » au niveau du "Commentaire légal sur vos factures" dans votre configuration société afin que la mention apparaisse sur toutes vos factures s'appliquant à toutes vos ventes.

Enfin, les articles pour lesquels vous définissez un taux de TVA nul pour fonte ou pour l'export, auront sur la facture une note de renvoi faisant apparaitre la mention légale obligatoire pour fonte ou la mention légale pour l'export, à savoir, respectivement :

• « TVA non applicable selon art. 283-2 et sexies du C.G.I. »
• « TVA exonérée selon art. 262 L du C.G.I. »

Comment utiliser e-inventaire pour ma comptabilité ?

e-inventaire n'est pas un logiciel de comptabilité, mais, comme indiqué plus haut, il offre tout de même quelques outils afin de simplifier les déclarations de TVA mensuelles (ou annuelles). 

Fondamentalement, e-inventaire a été conçu à l'attention des « assujettis-revendeurs » c'est à dire des professionnels assujettis à la TVA qui achètent des biens d’occasion en vue de les revendre. Dans ce cadre, le logiciel est principalement tourné vers le régime de la taxation sur la marge.

Néanmoins, le logiciel a, au fil du temps, évolué pour proposer en outre une gestion d'articles neufs avec par conséquent un calcul de TVA déductible à l'acquisition et un calcul de TVA colllectée effectué, non plus sur la marge comme pour les biens d'occasion, mais sur le prix de vente. Les calculs de TVA sont appliqués aux articles selon cette déclaration neuf / occasion de la manière suivante :

• la TVA déductible n'a de sens que pour les articles neufs.  Pour ces articles, le prix d'achat indiqué correspond au prix HT et la TVA associée est donc calculée en y appliquant le taux de TVA choisi (normal, intermédiaire, réduit ou éxonéré).  Par ex. un article neuf avec un prix d'achat de 100€ (HT) aura 20€ de TVA déductibe s'il est au taux normal de 20%.  Pour les articles d'occasion, il n'y a pas de TVA déductibe et ce montant vaut donc 0.
• la TVA collectée est calculée, soit sur le prix de vente pour les articles neufs, soit sur la marge (prix de vente - prix d'achat) pour les articles d'occasion.  Le prix de vente est considéré comme TTC (à l'inverse du prix d'achat qui est en HT).  Le prix de vente saisi pour un article contient donc sa composante HT et le montant de TVA collectée (due à l'administration).  Par exemple, un article d'occasion acheté 100€ et vendu 200€, génèrera une marge de 100€ (TTC) se décomposant en 83.33€ de marge HT et 16.67€ de TVA due.  Pour les articles à marge négative (vendus moins chers que le prix d'achat ou déclarés perdus, volés ou cassés), la TVA est bloquée à 0 (pas de TVA due négative), et ce, article par article.  C'est pour cette raison que e-inventaire change automatiquemnet le taux de TVA à "Taux nul (marge négative)" lors de la vente d'un article à perte (ou de sa déclaration perdu, volé ou cassé).

La pastille d'affichage de la fenêtre « synthèse et calculs » (pastille aux contours noirs contenant le caractère Σ Sigma) permet d'ouvrir, dans une boite de dialogue, une synthèse comptable appliquée sur l'ensemble des articles répondant aux filtres.  Cette synthèse comptable liste donc les chiffres de TVA déductible et de TVA collectée, et ceux pour chacun des taux de TVA légaux. 

A la fin de chaque mois, le comptable (à qui vous pouvez fournir un compte utilisateur e-inventaire si vous êtes abonné PRO+) précise des filtres de date d'achat afin de ne lister que les articles neufs achetés sur le mois précedent et peut ainsi obtenir, dans la synthèse comptable, les montants de TVA déductible à déclarer. 

Puis, on lance une autre recherche en précisant cette fois les dates de vente pour ne garder que les articles sortis du stock sur le mois précédent (cette recherche cumule donc les articles vendus et perdus, volés ou cassés).  On obtient ainsi, dans la synthèse comptable, les montants (un montant par taux légal) de TVA collectée à déclarer.  La TVA due est la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.  Certains de nos clients affinent même cette procédure, en calculant les synthèses comptables pour chaque moyen de paiement séparément.  Il suffit alors d'ajouter un critère de filtre pour ne garder, dans un premeir temps, que les ventes réglées par CB, puis par chèque, et ainsi de suite.

Attention, il est conseillé de faire un rapport de vente séparé pour les articles sorti en "Taux nul (marge négative)".  En effet, pour les articles d'occasion à marge négative (vendus moins chers que le prix d'achat ou déclarés perdus, volés ou cassés), rappelons que la TVA due est bloquée à 0.  Par conséquent, si on laisse dans le même rapport des ventes à pertes s'annihiler avec des ventes normales, le cumul de la TVA due affiché sur la fenêtre de synthèse (qui est caclulé à partir du cumul des marges qui se compensent les unes les autres) sera incohérent par rapport aux montants de TVA due affichés ligne par ligne sur la liste des articles.

Comme indiqué plus haut, le logiciel propose une action pour gérer les retours clients qui est à lancer losqu'un article vendu est retourné par un client non satisfait à qui vous remboursez le montant de son achat (votre prix de vente).  Les articles qui subissent cette action groupée seront remis en stock, et les informations relatives à la vente seront tracées en base de données puis remises à zéro, comme si les articles n'avaient pas été vendus.  En termes de calcul de TVA, si la vente et le retour client d'un article ont lieu sur la même période comptable (a priori le mois de déclaration de TVA), alors il n'y a aucun problème puisque aucun montant de TVA ne sera due sur cet transaction annulée.  En revanche, attention, si le retour client a lieu bien après la vente initiale, vous aurez, au moment du retour, probablement déjà déclaré et payé la TVA sur la marge liée à cette première vente.  Par conséquent, lors de la vente suivante, le calcul de TVA basé sur la nouvelle marge fera apparaitre une nouvelle fois une TVA due, dont tout ou partie (selon le nouveau prix de vente) aura déjà été payée lors de la précédente déclaration.  N'oubliez donc pas, si vous gérez des retours clients, de faire chaque mois un rapport des retours afin de déduire la TVA déclarée et payée (articles vendus) que vous devez récupérer (articles retournés et remis en stock que vous avez remboursés à votre client).

étiquettes, tickets et factures de vente ?

Lorsque vous êtes sur une fiche Article (accessible en cliquant sur la référence de l'article depuis la liste d'articles répondant aux filtres de la rubrique Articles), les différents onglets regroupant toutes les informations de l'article vous permettent, d'accéder et, si vous êtes abonné à la version PRO+, d'imprimer :

• l'étiquette
• le ticket de caisse si l'article a été vendu
• la facture si l'article a été vendu

On rappelle que les étiquettes, les tickets de caisse et les factures peuvent être configurés au niveau de la Société pour afficher ou non certaines informations.  Voir le chapitre "compte e-inventaire > Comment configurer étiquettes et tickets de caisse?" pour plus d'informations.

La facture de vente peut être directement ouverte depuis la liste des Articles en cliquant sur le numéro de facture lui correspondant.  De même, depuis la rubrique Articles, vous pouvez directement (sans passer par sa fiche Article) éditer le ticket de caisse imprimable d'un article vendu en cliquant sur sa référence de vente.

Comment se transférer des articles entre abonnés e-inventaire ?

Lorsqu'une transaction a lieu entre deux professionnels, tous deux abonnés à e-inventaire, le logiciel offre la possibilité à l'acquéreur de ne pas resaisir les articles mais de les récupérer directement depuis l'e-inventaire du vendeur.

Pour que cette opération puisse s'effectuer il faut que les 2 professionnels, appelons les V (pour vendeur) et A (pour acquéreur), aient au préalable échangé leur Référence adhérent e-inventaire (qui peut être trouvée dans les paramètres de la société de votre compte utilisateur), appelons les respectivement Réf V et Réf A.  V prendra soin de créer dans son e-inventaire A en tant que client en précisant bien sa référence adhérent Réf A et, inversement, A devra créer V comme fournisseur avec sa référence adhérent Réf V.  Cet échange de références indique ainsi au logiciel que les deux partis acceptent le transfert d'articles.

A partir de là, lorsque V fera une vente d'articles à A, cette opération apparaitra dans la liste des opérations d'entrée en attente du compte e-inventaire de A.  Pour la voir, il suffira à A de se rendre, comme vu précédemment, dans inventaire > achats et prises en confié, et de cliquer sur la pastille d'ajout d'un lot d'articles (pastille jaune avec icône +), puis sur le bouton "LOTS EN ATTENTE DE FINITION" dans la boîte de dialogue.   Là, la liste des lots en attente, qui la plupart du temps ne contient que la "Saisie en cours", listera en plus cette opération d'achat en attente (en provenance de la vente effectuée par V).  A peut donc avoir plusieurs opérations d'entrée de lots en attente dans cette liste, en provenance de divers vendeurs desquels il aurait obtenu leur référence adhérent.

Il suffit alors à A de finaliser une des opérations en attente pour accepter dans son propre stock tous les articles de l'opération choisie.  Les caractéristiques des articles entrés en stock (poids, numéro de série, libellé, etc) seront celles que V avaient lui-même saisies lors de leur saisie intiaile chez lui.  Le prix d'achat des articles pour A sera initialisé avec le prix de vente saisi par V, et la date d'achat du lot chez A correspondra à la date de vente chez V.  Le nouvel acquéreur A pourra bien entendu éditer les articles pour en modifier certains attributs (comme le libellé s'il a une façon particlière de nommer ses articles).  En particulier, la famille des articles sera restée vide et devra donc être saisie par A, pour chacun des articles, puisque la liste des familles définie par V dans son propre e-iventaire a fort peu de chance de correspondre à la liste des familles définie par A.

Plutôt que de finaliser une opération en attente, pour accepter les articles qu'elle contient, A pourra décider de la supprimer tout simplement, s'il préfère resasir complètement le lot en provenance de V, exactement comme il le ferait si A et V ne s'étaient pas échanger leurs références adhérent e-inventaire.

De manière similaire, une action de "Mise en dépôt" de V se transformera chez A en un lot de "Prise en confié" plutôt qu'en achat.

Enfin, notez que, vu du vendeur V, tout cela est totalement transparent.  Les articles vendus ou mis en dépoôt par V se retrouveront, quoi que A décide de faire chez lui (finaliser l'opération ou la supprimer), dans le statut « Vendu » ou « Mis en dépôt » de manière tout à fait normale dans son propre e-inventaire.

Que puis-je rechercher ?

E-inventaire dispose d'un moteur de recherche, permettant de filtrer sur différents critères les listes des rubriques du menu > inventaire.

Les filtres disponbiles pour effectuer vos recherches dépendent de la rubrique dans laquelle vous êtes : Fournisseurs, Clients, Familles d'articles, Achats et prises en confié ou Articles.  Là où le moteur de recherche vous proposera 3 ou 4 filtres pour les rubriques Clients ou Fournisseurs vous verrez qu'il vous proposera pour la rubrique Articles (le coeur du système) plusieurs dizaines de filtres répartis sur plusieurs onglets :

• Critères courants : cet onglet regroupe tous les filtres les plus couramment utilisés pour faire des recherche d'articles, tels que les critères sur le libellé des articles, leur référence ou leur statut.  C'est également sur cet onglet que vous trouverez le filtre pour n'afficher que les articles de votre sélection courante.
• Critères Article : cet onglet contient les filtres pour les champs spécifiques, tels que le poids ou le champ commentaire
• Critères Achat : cet onglet permet de positionner des filtres concernant le lot d'achat des articles pour n'afficher par exemple que les articles achetés à tel ou tel fournisseur, ou achetés entre telle et telle date.
• Critères Dépôt : cet onglet permet de rechercher des articles en dépôt grâce aux champs liés à la mise en dépôt.
• Critères Vente : cet onglet contient tous les filtres par rapport aux champs liés à la vente, tels que la date de vente, le prix de vente ou le client.
• Critères Historique : enfin, cet onglet regroupe les filtres liés à l'historique de l'article et permet en particulier de retrouver tous les articles comportant des traces internes.

Vous pouvez bien entendu cumuler plusieurs filtres sur différents critères de recherche (le cumul s'opère en conjonction - opération ET entre les critères).  Une fois l'utilisation de tous ces filtres maitrisée, la recherche d'articles et donc la constitution de sélection d'articles deviendra une opération très simple.  A chacun de construire ses propres processus de travail internes basés sur les critères de recherche.

Enfin, notez que les calculs de synthèse de TVA sont liés aux filtres de recherche.  En d'autres termes, la liste des articles affichée répondant à une certaine recherche constitue la base des calculs de TVA effectués par e-inventaire.  C'est grâce à ce comportement que la déclaration de TVA mensuelle devient un jeu d'enfant (il suffit de positionner les critères de filtre sur le statut ("Vendu") et sur les dates de vente pour obtenir les informations de TVA collectée due sur le mois écoulé.  Voir le chapitre 'Articles > Comment utiliser e-inventaire pour ma comptabilité ?' pour plus de détails.

Comment effectuer une recherche ?

Afficher la boîte de dialogue contenant les filtres du moteur de recherche à disposition pour la page courante en cliquant sur la pastille "Recherche / Filtres" (pastille grise avec icône loupe).  Positionner / activer le ou les filtres correspondant à votre recherche comme souhaité (les filtres sont cumulatifs), puis cliquer sur le bouton "CHERCHER" pour consulter la liste des résultats de votre recherche.

A partir du moment ou au moins un filtre a été positionné / activé, une nouvelle ligne "FILTRES ACTIFS", suivie d'une indication du nombre de filtres actifs, ainsi que d'un récapitulatif de chacun de ces filtres au format "tag", apparait au-dessus de la liste consultée.  Par ailleurs, la pastille "Recherche / Filtres" n'est plus grise mais bleue.

Les filtres actifs sont conservés par e-inventaire tout au long de votre navigation dans le logiciel.  Pour effacer un filtre actif donné, cliquer sur la croix du tag de ce même filtre dans la liste récapitulative de la ligne "FILTRES ACTIFS".  Pour effacer tous les filtres actifs en une seule fois, ouvrir la boîte de dialogue du moteur de recherche et cliquer sur le bouton "EFFACER".

Vous pouvez bien entendu ouvrir à nouveau la boîte de dialogue contenant les filtres du moteur de recherche à tout moment pour venir affiner votre recherche en implémentant de nouveaux filtres.

Comment utiliser un lecteur de codes barres pour rechercher mes articles ?

Si vous êtes abonné à la version PRO+ et que vous possédez un profil utilisateur de type "Adhérent - mode Boutique", vous pouvez effectuer vos recherches d'articles à l'aide d'une douchette permettant de scanner les étiquettes code barre.  Pour cela, accéder à la page > inventaire > articles, celle-ci offre une zone spécifique "RECHERCHE PAR CODE BARRE" contenant un champ de formulaire pour y saisir la référence e-inventaire d'un article. Scanner le code barre se trouvant sur l'étiquette de l'article recherché pour déclencher les 2 actions suivantes :

• le report de la référence de l'article dans le champ de saisie
• un clic sur le bouton "CHERCHER ET SELECTIONNER", permettant comme son nom l'indique de rechercher l'article portant la référence saisie dans le champ du formulaire et son ajout à votre sélection d'articles

Ce mode de recherche est à privilégier si vous exercez votre activité dans un point de vente physique.  Il vous permettra de saisir vos ventes le plus rapidement possible en caisse.

A quoi puis-je associer des médias ?

Les médias sont des fichiers qui doivent être téléchargés sur le serveur et associés à un objet de votre inventaire.  Vous pouvez associer des médias aux objets suivants :

• votre compte utilisateur (dans l'onglet Mes avatars)
• vos fournisseurs
• vos clients
• vos lots d'articles
• vos articles

En outre, il est rappelé que vous pouvez télécharger un logo pour votre société (dans la gestion de votre compte utilisateur), logo qui sera utilisé dans l'entête des documents imprimés.

Quels types de médias sont gérés par e-inventaire ?

Les médias associés à vos objets e-inventaire peuvent être :

• des images : fichiers d'extension JPG, JPEG, PNG ou GIF
• des vidéos HTML5 : fichiers d'extension MP4
• des vidéos Youtube : aucun fichier n'est téléchargé sur notre serveur mais vous devrez indiquer l'url d'accès à la vidéo Youtube
• des documents : fichiers de toute autre extension, dont en particulier PDF, DOC, XLS, TXT etc

Comment ajouter un ou des média(s) ?

Vous avez le choix entre 2 méthodes : le téléchargement d'un fichier unique à la fois ou le téléchargement multiple de plusieurs fichiers d'un coup.  La première méthode présente l'avantage de pouvoir définir tous les attributs du média précisément à sa création mais est limitée dans la taille du fichier que vous pouvez télécharger.  La seconde méthode permet de télécharger des fichiers beaucoup plus volumineux, mais affectera à tous les fichiers téléchargés les mêmes valeurs par défaut pour la plupart des attributs de média (voir plus loin).

Pour associer des médias à un objet, il faut accéder à l'onglet Médias de la fiche objet souhaitée.  Il est rappelé que l'onglet Médias n'apparait que lors de l'édition d'une fiche existante et pas lors de la création de l'objet.  Une fois sur l'onglet Médias, chacune des 2 méthodes évoquées plus haut correspond à un bouton :

• le bouton "Ajouter un média" permet d'ouvrir une zone escamotable permettant de saisir tous les attributs du média à télécharger (voir plus loin); cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider votre saisie
• le bouton "Téléchargement multiple" permet d'ouvrir une zone escamotable permettant d'y Glisser-Déposer tous les fichiers que vous souhaitez télécharger en un seul coup; cliquez sur le bouton "Démarrer l'envoi" pour lancer le téléchargement

Une fois un, ou des médias téléchargés pour un objet en particulier, ils apparaitront dans la liste empilée de l'onglet médias.  Depuis cette liste vous pouvez ré-éditer un média en particliuer (pour y changer un de ses attributs) ou en supprimer d'autres.

A quoi servent les attributs d'un média ?

Lorsque vous créez un média (ou lorsque vous le ré-éditez en cliquant sur le petit crayon correspondant dans l'onglet Médias), vous devez préciser les attributs suivants :

• Actif : 1 indique que le média est visible dans e-inventaire, 0 pour le cacher
• Média par défaut : mettre 1 pour LE média qui doit être considéré comme le média principal de l'objet, celui qui sera utilisé par défaut pour représenter l'objet
• Poids : un nombre qui sert à gérer l'ordre de présentation des médias (plus le poids est grand, plus le média s'enfonce dans l'ordre d'affichage); si aucun média d'un objet n'est déclaré comme média par défaut, ce sera celui de poids le plus léger qui sera considéré comme média par défaut
• Titre : texte alternatif pour le média utilisé pour l'accessibilité du logiciel
• Type du média : vous avez le choix entre l'un des 4 types précisés plus haut, 'Image', 'Vidéo HTM5', 'Vidéo externe' ou 'Document'
• Média : permet de choisir, sur son poste local, le fichier à télécharger dans le cas d'un type 'Image', 'Vidéo HTM5' ou 'Document'
• URL vidéo externe : permet de saisir l'url Youtube de la vidéo souhaitée dans le cas d'un type 'Vidéo externe'

Que peut-on imprimer depuis e-inventaire ?

E-inventaire permet d'afficher un très grand nombre de pages dans un format propre aux impressions.  Les pages concernées, dont voici la liste, se trouvent principalement dans les menus > inventaire et > rapports :

• toutes les pages de liste (listes des fournisseurs, des clients, des familles d'articles, des achats et prises en confié, et des articles)
• toutes les pages de fiche (fiches fournisseur, client, famille d'article, lot d'achat, et article)
• les informations contenues dans la boîte de dialogue "Synthèses / calculs".  Cette boîte de dialogue est disponible dans les menus > inventaire > achats et prises en confié et > inventaire > articles, en cliquant sur la pastille d'affichage de synthèse et calculs (pastille aux contours noirs contenant le caractère Σ Sigma)
• les fiches de votre livre de police, disponibles depuis divers endroits, à savoir la fiche d'un lot d'articles, celle d'un article donné ou bien encore le menu > rapports > Livre de police.
• vos factures de vente (onglet "Vente" des fiches articles)
• vos tickets de caisse (onglet "Vente" des fiches articles)
• vos étiquettes code barre (onglet "Etiquette" des fiches articles ou des fiches des achats et prises en confié)
• le rapport "état des lots" du menu > rapports > Etat des lots
• le rapport "synthèse des achats par fournisseur" du menu > rapports > Synthèse des achats par fournisseur
• le rapport "synthèse des ventes par client" du menu > rapports > Synthèse des ventes par client
• le rapport pour saisie en CERFA de la déclaration d'achat de métaux n°2093 du menu > rapports > Déclaration d'achat de métaux n°2093

De quelle imprimante ai-je besoin ?

La plupart des impressions générées par e-inventaire nécessite une imprimante standard.  Selon la taille de vos documents à imprimer, nous vous conseillons l'utilisation d'une imprimante laser noir et blanc moins onéreuse qu'une imprimante couleur jet d'encre.

Si vous êtes abonné à la version PRO+ du logiciel et que vous souhaitez imprimer vos tickets de caisse et/ou vos étiquettes code barre, vous devrez disposer d'une imprimante spécifique dédiée à chacune de ces opérations. 

E-inventaire n'impose aucun choix, mais recommande, pour avoir déjà travaillé avec, les imprimantes :

• Bixolon SRP-770II pour vos impressions de tickets de caisse
• Dymo LabelWriter 450 pour vos impressions d'étiquettes code barre

Le Chapitre « Utilisation de e-inventaire en point de vente physique » de l'aide en ligne regroupe les conseils / configurations pour une organisation optimale de votre boutique.  Vous y trouverez les valeurs de confguration des imprimantes spécifiques (Code barre et ticket de caisse) pour le paramètrage du format d'étiquettes et de ticket de caisse défini dans e-inventaire.

Comment configurer les en-têtes et pieds de page de mes impressions ?

La présence ou non d'en-têtes et de pieds de page sur vos impressions depuis e-inventaire (tels que numéro de page, url de la page imprimée, date, etc) dépend de la configuration de votre navigateur Internet et/ou de votre imprimante par défaut. Pour modifier cette configuration, il vous suffit de modifier les paramètres correspondants dans la fenêtre du navigateur à partir de laquelle vous choisissez l'imprimante et lancez votre impression.  Vous pouvez également accéder à la boîte de dialogue "Imprimer" de votre système et y modifier les paramètres souhaités en cliquant sur le bouton "Préférences" pour l'imprimante concernée.

Le cartouche récapitulatif de vos informations société (logo, adresse, etc) qui se trouve systématiquement ajouté au début de vos impressions e-inventaire (sauf sur les étiquettes et les tickets de caisse) n'est pas configurable.  Les informations qui y sont publiées sont celles saisies dans la zone escamotable "INFORMATIONS SOCIETE" de votre menu utilisateur > société. Vous pouvez compléter, modifier et mettre ces informations à jour à tout moment.

En outre, le logiciel vous permet de saisir un texte additionnel (dans les paramètres de configuration de votre société) qui sera ajouté à la fin de toutes vos factures de vente.  Utiliser cette fonctionnalité pour saisir des mentions légales supplémentaires dont vous avez peut-être besoin (par exemple pour les auto-entrepreneurs ou les micro entreprises non soumi à la TVA réelle) ou, par exemple, des informations légales concernant les délais de paiement ou les pénalités de retard.

Pour les tickets de caisse et/ou vos étiquettes code barre, vous aurez probablement besoin de configuration d'impression différentes.  Par exemple, vous souhaiterez imprimer le numéro de page pour les impressions standards administratives alors que vous ne souhaitez aucun entête ni pied de page sur vos étiquettes et tickets de caisse.  La seule solution est alors d'utiliser différents navigateurs internet ou, mieux (mais plus onéreux), différents poste de travail : un dédié à la vente en boutique (impression navigateur configurée pour l'imprimante ticket de caisse), un dédié à l'impression des étiquettes et enfin un dernier dédié aux tâches administratives pour toute autre impression.  Voir le Chapitre « Utilisation de e-inventaire en point de vente physique » pour plus d'information sur ces configurations.

Comment imprimer dans un fichier PDF ?

Pour générer vos impressions au format PDF, vous devez utiliser les fonctions d'impression standard d'e-inventaire et choisir une imprimante virtuelle PDF au lieu d'une imprimante classique avant de lancer la tâche d'impression.  Si vous ne disposez pas d'une imprimante virtuelle PDF sur votre ordinateur, nous vous recommandons alors d'utiliser le navigateur Google Chrome qui en possède une de manière native.  Avant de lancer vos tâches d'impressions, vous pourrez modifier leur "Destination" et choisir l'option "Enregistrer au format PDF" proposée par Google Chrome ou l'imprimante "Microsoft Print to PDF" sur Windows.  Le fichier PDF ainsi généré sera sauvegardé dans le répertoire par défaut configuré ("Téléchargements" en général).

Qu'est-ce que la déclaration d'achat de métaux n°2093 ?

La déclaration d'achat de métaux n°2093 (qui était le numéro de l'ancien CERCFA papier qui pouvait être utilisé avant) est un procédé informatique de déclaration des achats de métaux (ferreux et non ferreux) que les professionnels acheteurs sont tenus de souscrire auprès de l’administration fiscale avant le 31 janvier de l’année suivant celle des versements (article 1649 bis du code général des impôts, CGI).

Ce transfert automatisé d’informations a reçu l'avis favorable de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (C.N.I.L). Le décret n° 85-1344 et un arrêté du 16 décembre 1985 ont fixé les conditions d'application de ces nouvelles dispositions.

L'article 1649 bis précise que toute personne physique ou morale se livrant à titre habituel à l'achat au détail de métaux ferreux et non ferreux est tenue de remettre, avant le 31 janvier de chaque année, à la direction départementale des finances publiques du lieu de son domicile ou du siège de l'établissement une déclaration, dont le contenu est fixé par décret, qui fait notamment apparaître l'identité et l'adresse des vendeurs et le cumul annuel des achats effectués auprès de chacun de ces derniers. 

Cette déclaration est obligatoirement déposée par voie électronique, comme le prévoit l'article 89 A du CGI.  L’utilisation de la procédure « TD/bilatéral achats métaux » est donc obligatoire et les déclarations papiers 2093 ne sont pas acceptées.

Depuis l'année 2019, il est possible d'effectuer cette déclaration par saisie d’un formulaire en ligne. Dans ce cas, le déclarant ne peut réaliser qu’une déclaration et le nombre de bénéficiaires déclarés est au maximum de 50. 

Le transfert des données Achats au détail de métaux ferreux et non ferreux à l’établissement de services informatiques de Nevers doit s’effectuer exclusivement via l’e-service « Tiers déclarants » disponible dans votre espace professionnel du site www.impots.gouv.fr, rubriques : Mes services/Déclarer/Tiers déclarants pour toutes les entreprises qui entrent dans le champ d'application de l'article 1649 bis du code général des impôts. Ces données devront être transmises au plus tard le 31 janvier 2023 (aucun fichier initial ou rectificatif ne sera accepté après le 30 septembre 2023).

Cette procédure de transfert disponible pour les acheteurs ayant moins de 50 vendeurs est également accessible via l’e-service Tiers déclarants disponible dans votre espace professionnel du site www.impots.gouv.fr, rubriques : Mes services/Déclarer/Tiers déclarants/ Choix : « Saisir un formulaire en ligne »

Comment effectuer sa déclaration annuelle de métaux

Afin de renforcer la sécurité de l’acheminement des données transmises par les tiers déclarants à la Direction générale des Finances publiques, la procédure de dépôt des déclarations évolue a évolué à partir de la campagne déclarative 2023 (achats effectuées en 2022)

1. les services en ligne « Tiers déclarants » sont désormais accessibles depuis l’espace professionnel d’impots.gouv.fr.
2. les fichiers transmis sont nommés selon un nouveau formalisme
3. les fichiers télé-transmis devront subir d'abord une compression
4. puis un chiffrement avant la transmission

Nouveau nom de fichier

Le nom du fichier qui devra être transmis à l’administration sur le portail Télé-TD, accessible exclusivement depuis l’Espace professionnel du site impots.gouv.fr doit impérativement respecter le format de nommage qui ressemble à cet exemple :

DMET_2022_999888777_001_20230130151220.txt

Où :

• DMET : permet d’identifier la nature des informations contenues dans le fichier ;
• 2022 : millésime de la déclaration, c’est-à-dire l’année 2022 ;
• 999888777 : SIREN (ou SIRET) d’appartenance de l’usager connecté à son espace professionnel et qui dépose le fichier
• 001 : numéro d’ordre sur 3 caractères numériques, incrémenté à raison de chaque déclaration successive (en cas de corrections d'erreurs) transmise au titre du même millésime ;
• 20230130151220 : horodatage (année, mois, jour, heure, minute, seconde) de création du fichier exprimée sous la forme AAAAMMJJHHMMSS ;
• .txt : extension du fichier désignant son type. Il s’agit obligatoirement d’un fichier texte. L’extension est donc de type .txt.

Le fichier créé par e-inventaire que vous récupérerez sur votre PC n'est pas exactement conforme à ces consignes.  Il sera en effet préfixé par votre identifiant d'abonné suivi de 2093 comme par exemple :

2-2093-DMET_2022_999888777_001_20230130151220.txt

Il vous revient de renomer le fichier récupéré pour lui enlever le préfixe e-inventaire (2-2093- dans notre exemple) avant de continuer la procédure.

Compression du fichier

L'opération de compression décrite ici doit être effectuée par vos soins.  Guide ici.

Le fichier doit impérativement être compressé au format GZIP. Le choix de l'outil de compression est libre. Le logiciel préconisé par la DGFIP est 7zip. Vous pouvez télécharger le logiciel ici : https://www.7-zip.org/. L’étape de compression du fichier doit obligatoirement être réalisée AVANT l’étape de chiffrement

À la suite de la compression du fichier, l’extension de son nom doit alors automatiquement être complétée de la mention .gz

Exemple de nom de fichier compressé : DMET_ 2022_999888777_001_202301130151220.txt.gz

L’absence de la mention automatique de l’extension .gz implique un échec dans la procédure de compression.

Chiffrement (cryptage) du fichier

L'opération de chiffrement décrite ici doit être effectuée par vos soins.  Guide ici.

Après avoir été compressé, le fichier doit être obligatoirement chiffré, c’est-à-dire crypté, à l'aide d'une clé publique, avant d’être déposé sur le portail Télé-TD, via le service Tiers déclarant de l’espace professionnel.  Deux clés publiques distinctes sont disponibles, en fonction de la nature du fichier transmis : fichier de test ou fichier réel (également appelé fichier de production). Ces clés de chiffrement sont disponibles sur l’espace Tiers déclarant du site impots.gouv.fr, à l’adresse suivante :

• clé de chiffrement pour les fichiers de test : https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/3_partenaire/tiers_declarants/cdc_td_bilateral/cle_publique_chiffrement_dgfip_tiersdeclarants_test.zip
• clé de chiffrement pour les fichiers de production : https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/3_partenaire/tiers_declarants/cdc_td_bilateral/cle_publique_chifrement_dgfip_tiersdeclarants_prod.zip

Chaque type de fichier doit par conséquent être chiffré avec la nature de clé correspondante. L’utilisation d’un type de clé qui ne correspond pas à la nature du fichier conduit à son rejet lors de son traitement par la DGFiP. La procédure complète de chiffrement des fichiers pour les environnements Windows et Linux est décrite dans un guide, disponible dans l’espace Tiers déclarant du site impots.gouv.fr, à l’adresse suivante : https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/3_partenaire/tiers_declarants/cdc_td_bilateral/teletd--guide-de-chiffrement-v1.2-20220609.pdf

Le logiciel de chiffrement préconisé pour Windows est GPG4WIN que vous pouvez télécharger ici : https://www.gpg4win.org/download.html

Suite au chiffrement du fichier, l’extension de son nom doit alors automatiquement être complétée de la mention .gpg

Exemple de nom de fichier compressé et chiffré : DMET_2022_999888777_001_20230130151220.txt.gz.gpg

L’absence de la mention automatique l’extension .gpg implique un échec dans la procédure de chiffrement.

Télé-transmission du fichier

Le service « Tiers déclarants » de l'administration permet d’envoyer via l’internet le fichier ainsi créé.

Vous recevrez un accusé de dépôt de 1er niveau ou un compte rendu d’anomalie après envoi.  Attention, cet accusé de dépôt ne vaut pas acceptation du fichier.

Vous recevrez un autre mail vous indiquant si votre fichier est accepter ou non.

Comment imprimer des fiches de mon livre de police ?

Il est rappelé que les explications présentées dans cette section n'ont aucune implication légale.  La conformité légale à la tenue d'un livre de police est assurée par la procédure d'archivage chez un tiers des fichiers techniques de registre d'achat, et ce, que vous imprimiez ou non au format papier, par convenance personnelle, les fiches de livre de police.

Une fiche de livre de police correspond à un lot d'articles que vous avez acheté.  Vous pouvez accéder à la fiche de votre livre de police d'un lot d'achat donné pour l'imprimer :

• depuis le menu > inventaire > achats et prises en confié, en cliquant sur le bouton "Voir la fiche Livre de police" (icône représentant un document papier blanc sur fond jaune) en début de ligne du lot d'achat correspondant, dans la liste des lots d'achat
• depuis une fiche d'un lot d'achat, en cliquant sur le bouton "FICHE POUR LIVRE DE POLICE" se trouvant en bas de page
• depuis une fiche Article, en cliquant sur le bouton "FICHE LIVRE DE POLICE" qui se trouve dans l'onglet "Lot d'achat"
• en outre, le logiciel vous demande si vous souhaitez directement accéder à la ficher Livre de police à la fin de chaque saisie d'un nouveau lot

Si vous êtes abonné à la version PRO+, vous pouvez imprimer plusieurs fiches de votre livre de police en une seule action grâce au rapport "Livre de police" du menu > rapports > Livre de police.  Utiliser pour cela le moteur de recherche pour filtrer la liste des fiches de police que vous souhaitez imprimer, puis cliquer sur le bouton "IMPRIMER LE LIVRE DE POLICE" se trouvant en toute fin de page, à la fin de la liste des fiches des lots d'achat correspondants à vos filtres de recherche.

Comment faire une sauvegarde de mes données ?

Si vous êtes abonné à la version PRO+ d'e-inventaire, vous avez la possibilité d'effectuer des sauvegardes. Pour votre sécurité et votre tranquilité d'esprit, il est conseillé de sauvegarder très régulièrement vos données.

Vos sauvegardes représentent l'unique moyen que vous aurez de rétablir le cas échéant votre base de données dans une état antérieur récent que vous connaissez. Les fichiers de sauvegarde peuvent également être utilisés par NOVIWEB pour effectuer des recherches (par exemple d'articles d'articles anciens, ayant été supprimés de votre base de données lors d'une clôture) à la demande de la justice ou de la police.

Les fichiers de sauvegarde générés par cette opération sont sauvegardés sur le serveur NOVIWEB (sur Internet). Chaque abonné à la version PRO+ peut exécuter un maximum de 7 opérations de sauvegarde (backup) ou clôture (indépendamment du nombre de comptes utilisateurs chez ce client). Lorsque le maximum est atteint, vous devrez supprimer une ou plusieurs archives pour pouvoir en créer une nouvelle.

La génération d'une sauvegarde se fait depuis le  menu > traitements > Sauvegarde des données. L'opération de génération d'une sauvegarde peut prendre plusieurs minutes selon la taille de vos données. Il se peut donc que le fichier de sauvegarde ne soit pas immédiatement disponible, dès le lancement de cette commande. Dans ce cas, patientez et revenez un peu plus tard pour retrouver enfin votre fichier de backup (voir ci-après). Pendant la durée de la sauvegarde, aucun autre utilisateur de ce compte client ne pourra lancer d'autre sauvegarde.

Comment accéder à mes sauvegardes ?

Les sauvegardes générées sont stockées dans la zone escamotable "FICHIERS D'ARCHIVE / SAUVEGARDES" de l'onglet "société" dans votre menu utilisateur > société. Vous pourrez notamment y télécharger sur votre PC un fichier de sauvegarde particulier (pour en faire éventuellement une sauvegarde locale, sur disque dur ou CD-ROM par exemple) ou bien encore y supprimer de vieilles archives.

Qu'est-ce qu'une clôture et est-ce obligatoire ?

Une opération de clôture sert à archiver l'année N et à démarrer une année N+1 propre ... Attention, cette opération est irreversible.

Cette opération n'est pas obligatoire.  Si vous souhaitez régulièrement "nettoyer" votre base de données trop volumineuse, vous pouvez lancer cette opération à la fin d'une année comptable. Ceci permettra de conserver au fil des années une taille maîtrisée de votre base de données, améliorant ainsi les performances de votre e-inventaire.

Précisément, la clôture de fin d'année effectue les tâches suivantes :

1. sauvegarde complète d'une image de vos données pour vos archives personnelles (comme si vous aviez lancé une opération de sauvegarde telle que définie précédemment)
2. suppression de l'inventaire de tous les articles vendus, vendus pour fonte, rendus, perdus, cassés ou volés pendant la période de temps saisie
3. suppression de l'inventaire de tous les lots pour lesquels il ne reste plus aucun article associé, suite à l'opération de nettoyage précédente

ATTENTION : les articles concernés étant définitivement supprimés de la base de donnée, vous ne pourrez plus accepter un retour client sur ces articles une fois la clôture réalisée. Il est donc conseillé d'attendre le délai que vous accordez pour accepter un retour client avant de lancer la clôture (par exemple, attendez au minimum le 16 janvier pour lancer une clôture jusqu'au 31 décembre, si vous accordez 15 jours pour les retours client).

Les fichiers de sauvegarde générés par cette opération sont stockés sur le serveur NOVIWEB (sur Internet). Chaque client peut exécuter un maximum de 7 opérations de backup ou clôture (indépendamment du nombre de comptes utilisateurs chez ce client). Lorsque le maximum est atteint, vous devrez supprimer une ou plusieurs archives pour pouvoir en créer une nouvelle.

La gestion de vos archives de clôture se fait au même endroit que celle de vos archives de sauvegarde (voir précédemment).

Cette opération peut prendre plusieurs minutes selon la taille de vos données. Il se peut donc que le fichier de sauvegarde ne soit pas immédiatement disponible dès le lancement de cette commande. Patientez si tel est le cas.

Pour procéder à cette clôture, e-inventaire vous demande de saisir un titre à cette clôture. Ce titre sera utilisé dans le nom des fichiers qui seront créés par cette opération et que vous pourrez télécharger pour archivage personnel. Il est conseillé d'y faire apparaître au minimum l'année concernée par la clôture (par ex. 'Exercice 2010').

Que puis-je exporter du logiciel et comment le faire ?

Si vous êtes abonné à la version PRO+, e-inventaire vous permet d'exporter, au format CSV, les listes des pages du menu > inventaire, soit le liste de vos fournisseurs, de vos clients, de vos familles d'articles, de vos achats et prises en confié, et de vos articles.

Afficher la boîte de dialogue "Exporter les ..." en cliquant sur la pastille "Exporter les ..." (pastille aux contours jaune contenant les lettres CSV et une flèche pointant vers le bas).  Cliquer sur le bouton "LANCER L'EXPORT CSV DES ..." pour générer l'export souhaité.

Le fichier .csv qui sera généré pourra être ouvert dans un tableur standard (Microsoft Office Excel ou Open Office Calc par exemple) à condition de configurer l'ouverture selon les spécifications suivantes :

• encodage caractères : UTF-8
• première ligne : entêtes de colonnes
• séparateur de champs : | uniquement (uniquement le caractère "pipe", ou Alt-Gr-6 sur un clavier standard, et pas la virgule, ni le point-virgule, etc)
• délimiteur de texte : aucun

Quels comptes utiliser ?

Si vous gérez un point de vente physique ou une boutique, vous aurez probablement besoin de plusieurs comptes utilisateurs.  Il est rappelé qu'en tant qu'abonné PRO+ vous avez le droit de créer jusqu'à 3 comptes utilisateurs inclus dans votre abonnement.  Nous vous conseillons la configuration suivante :

• un compte de profil « Adhérent - Gérant » pour toutes les tâches d'administrations et la gestion de l'inventaire
• un compte de profil « Adhérent - Mode Boutique », connecté sur le poste (ou le navigateur) dédié à la vente - poste appelé la Caisse ci-après
• et un autre compte de profil « Adhérent - Mode Boutique », connecté sur le poste (ou le navigateur) dédié à la saisie des entrées en stock et l'impression des étiquettes - poste appelé Achats ci-après

Des comptes utilisateurs supplémentaires, par exemple de profil « Adhérent - Gérant », pourront si nécessaire être ajoutés par Noviweb, sur demande, avec un avenant à l'abonnement.

Comment configurer vos différents postes en boutique ?

Nous vous conseillons de configurer un poste Achat de la manière suivante :

• poste connecté à l'imprimante étiquettes code barre, telle que la Dymo LabelWriter 450
• configuration de l'impression du navigateur Internet : toutes les marges à 0 - aucun entête ni pied-de-page
• format de papier (d'étiquettes) utilisé par e-inventaire à reporter dans la configuration de l'imprimante : 32 mm x 57 mm correspondant aux étiquettes Multi-usages Dymo réf. 11354 (S0722540)
• connexion avec un compte utilisateur de profil « Adhérent - Mode Boutique »

Nous vous conseillons de configurer également un poste Caisse de la manière suivante :

• poste connecté à l'imprimante tickets de caisse, telle que la Bixolon SRP-770II
• poste également connecté à la douchette pour scanner les étiquettes code barre
• configuration de l'impression du navigateur Internet : toutes les marges à 0 - aucun entête ni pied-de-page
• format de papier utilisé par e-inventaire à reporter dans la configuration de l'imprimante : rouleau de 68 mm de largeur
• configuration de la douchette code barre : code Codebar C128 avec terminaison par un retour charriot (RETURN)
• connexion avec un compte utilisateur de profil « Adhérent - Mode Boutique »

Attention, vous ne pouvez avoir qu'une seule caisse pour votre société.

Enfin, vous aurez également besoin d'un poste Admin, à l'abri des regards (arrière-boutique) pour effectuer toutes les tâches administratives et comptables :

• poste connecté à une imprimante laser noir et blanc standard
• configuration de l'impression du navigateur Internet : définir des marges, par exemple à 1 cm tournant et un pied-de-page indiquant au minimum le [numéro de page / nombre total de pages] ainsi que la date d'impression
• format de papier : A4 standard
• connexion avec un compte utilisateur de profil « Adhérent - Gérant »

E-inventaire est-il un logiciel de caisse ?

Le logiciel e-inventaire propose une fonction de système de caisse qui satisfait aux conditions prévues au 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts.

Selon la loi, « toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui effectue des livraisons de biens et des prestations de services à destination de clients particuliers et qui enregistre les règlements reçus en contrepartie au moyen d’un logiciel ou d'un système de caisse, est tenue d'utiliser un logiciel ou un système qui satisfasse aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale. »

Si vous êtes concerné par cette loi (voir avec votre comptable en cas d'incertitude), vous pouvez télécharger, pour la remettre aux autorités la demandant, la lettre d'attestation de Noviweb déclarant la conformité du logiciel à la législation relative aux systèmes de caisse sécurisés.

En ce qui concerne l'inaltérabilité, il est indiqué que

« Les données de vente suivantes doivent être inaltérables.

• le numéro du justificatif ;
• la date (année-mois-jour-heure-minute) ;
• le numéro de la caisse ;
• le montant total TTC ;
• le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total HT de la ligne, taux de TVA associé) ;
• toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie (mode de règlement notamment) ;
• les traces de modifications et corrections apportées. »

« L'inaltérabilité des données vise à s'assurer que les données enregistrées ne puissent plus être modifiées sans trace. Il ne s'agit pas seulement de protéger les données contre les modifications par des tiers, ce qui constitue un délit en application de l'article 323-1 du code pénal à l'article 323-3 du code pénal, mais aussi contre des modifications non tracées effectuées par le propriétaire et détenteur des données lui-même. »

Notez que, dans la version actuelle du logiciel, il n'est pas possible d'avoir plus d'une caisse pour votre entreprise.  Par conséquent le numéro de caisse sur laquelle sont enregistrées les ventes est toujours égal à 1.

Afin d'assurer une inaltérabilité logique de haut niveau, le logiciel prive l'utilisateur de moyen de modifier les données liées à la vente des articles apparaissant sur le ticket de caisse, sans que ces modifications ne soient tracées de manière intangible au niveau de l'article, et qu'un sceau numérique ne soit recalculé à chaque modification. 

Pour ce qui est de l'inaltérabilité de bas niveau, qui doit garantir l'intégrité des données enregistrées sur le disque sous forme de fichier ou de base de données, elle est garantie par le fait que les données de vente sont sauvegardées dans un fichier technique de ticket de caisse, lui-même archivé de manière irreversible (même par Noviweb) chez un archiveur tiers certifié NF461.

Pour ce qui est de la sécurisation, de la conservation et de l'archivage des données de vente, la conformité est également garantie par le fait que les données de vente sont sauvegardées dans le fichier technique de ticket de caisse archivé chez notre archiveur tiers certifié NF461.

Il est à noter que même si lors d'une opération de clôture de fin d'année (traitements > Clôture de fin d'année), les articles vendus sont supprimés de la base de données centrale de e-inventaire, les fichiers techniques de ticket de caisse continuent, eux, d'être archivés chez notre partenaire archiveur.

Le logiciel e-inventaire intègrent bien en outre, comme requis par la loi, les cumuls de CA demandées par caisse (toujours la caisse n°1 actuellement) : clôture journalière (inclus dans les fichiers de tickets), cumul du grand total de la période, c'est à dire le cumul de CA décompté depuis l'ouverture de l'année comptable en cours, et total perpétuel pour la période comptable c'est à dire le cumul de CA décompté depuis le début de l'utilisation du logiciel ou système.  Ces cumuls sont intégrés dans chaque fichier technique de ticket de caisse.

Principe

Le principe qui a prévalu à l'adaptation du logiciel e-inventaire pour une utilisation sur smartphone est que ce logiciel est avant tout un programme de gestion administrative complexe nécessitant en principe un affichage de grande largeur afin de tirer le meilleur bénéfice de ses fonctionnalités.  Néanmoins, il est admis que pour quelques opérations occasionnelles ou urgentes, l'utilisation d'un smartphone peut suffir.  Il a donc fallu examiner chacune des fonctionnalités de e-inventaire en se posant la question de son utilité de manière mobile. 

Par exemple, est-il vraiment utile de permettre à nos abonnés de pouvoir saisir un nouveau lot, composé la plupart du temps de dizaines d'articles, qu'il faut trier, évaluer, quelquefois peser, prendre en photos, etc, tout ça en déplacement à l'extérieur du bureau ?  Nous avons tranché en concluant que cette fonction (la saisie de nouveau lots) ne devait pas être proposée sur les smartphones.  Et ainsi de suite.

Ne soyez donc pas surpris si vous ne retrouvez pas certaines fonctions ou si le comportement de certaines fonctions a changé sur votre smartphone.

Affichage sur smartphone

E-inventaire est une application "responsive" et à ce titre son affichage s'adapte à la plateforme sur laquelle elle est utilisée.

Sur smartphones, la très faible largeur de l'écran impose quelques adapations d'affichages parmi lesquelles:

• ensemble des tailles de polices plus petites (titre, corps de texte, tableaux, etc)
• boutons plus petits
• marges et espaces de blanc tournant réduits
• pleine largeur généralisée pour les zones de texte
• images réduites
• etc

Fonctionnalités réduites sur smartphone

Comme explicité en introduction de ce chapitre, il est considéré que certaines des fonctionnalités de e-inventaire doivent impérativement être lancées depuis un ordinateur de bureau normal et n'ont aucune utilité en mobilité.  Ces fonctionnalités sont donc restreintes, voire supprimées sur les smartphones.  Voici les principales fonctionnalités concernées :

• Le menu principal de l'application ne contient plus que les rubriques « Mon inventaire » et « Mon compte ».  Les options « Mes rapports », « Mes traitements » et « Mes favoris » ont disparu.
• Les boutons permettant d'imprimer ou de faire des exports CSV sont supprimés.
• Le nombre de colonnes affichées pour les listes d'objets est limité.  Ceci est en particulier visible dans la rubrique « Mes articles » dans laquelle seules les colonnes "Sélection", "Vignette", "Référence", "Descriptif" et "Statut" subsistent et dans laquelle d'ailleurs l'accès à la configuration des colonnes a disparu.
• S'il est toujours possible de gérer la sélection d'articles normalement, en revanche, seule l'action groupée de vente reste disponible.  Toutes les autres actions groupées sont supprimées.
• La saisie de nouveaux lots est supprimée.
• Concernant la gestion des médias (quel que soit l'objet concerné, client, fournisseur, lot, articles ou les avatars de votre compte utilisateur), il n'est pas possible sur smartphones de lancer des téléchargements multiples.  Seul subsiste le téléchargement simple.
• Dans la gestion de vos paramètres société (rubrique Mon compte > Ma société), il n'est pas possible de créer de nouveaux comptes utilisateurs, ni de modifier les comptes existants.

Pour toutes ces restrictions, il n'y a pas d'autre choix que d'attendre d'être de retour sur un poste informatique standard, avec grand écran, pour pouvoir effectuer les opérations voulues.

Qu'est-ce qu'un parrainage ?

e-inventaire vous apporte entière satisfaction et vous pensez qu'il pourrait convenir à certaines personnes de votre entourage et/ou à certains confrères?  Envoyez leur une recommandation personnalisée via e-inventaire en quelques secondes.

Nous vous rappelons que le logiciel permet le transfert d'articles entre abonnés e-inventaires (une vente chez l'un se traduit par un achat chez, et les mises en dépôt de l'un se transforme en prise en confié chez l'autre) facilitant ainsi la saisie chez l'acquéreur.

Pourquoi parrainer ?

Si une personne que vous avez parrainée souscrit à la version PRO+ d'e-inventaire, vous bénéficierez de 3 mois d'abonnement offerts dès le trimestre suivant la date de souscription de votre filleul.

Comment parrainer ?

Seuls les utilisateurs de la version PRO+ d'e-inventaire peuvent effectuer un parrainage.  Pour cela, aller dans le menu utilisateur > Je parraine un collègue, remplir le formulaire et cliquer sur le bouton "ENVOYER VOTRE PARRAINAGE".

Qu'est-ce que la RGPD ?

Applicable à partir du 25 mai 2018 à l’ensemble de l’Union européenne, le règlement européen sur la protection des données (RGPD) renforce les droits des résidents européens sur leurs données et responsabilise l’ensemble des acteurs traitant ces données (responsables de traitement et sous-traitants) qu’ils soient ou non établis au sein de l’Union européenne.

Étant donné que nous traitons, dans le cadre du logiciel e-inventaire et pour votre compte, des données personnelles associées à vos clients, nous sommes considérés vis à vis de la loi sur la RGPD comme un sous-traitant et en tant que tel, le règlement nous impose des obligations spécifiques.

Depuis la création de e-inventaire, Noviweb s’est efforcé de protéger, depuis la conception jusqu’à l’implantation de son système, la sécurité et la confidentialité des données de ses clients. Lors de la mise en place de la RGPD au niveau européen en 2018 , nous nous sommes efforcés de suivre le guide du sous-traitant afin d’offrir à nos clients « des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement et garantisse la protection des droits de la personne ».

Concrètement, la RGPD implique pour nous, outre nos obligations liées à vos données personnelles propres, en tant que sous-traitant :

1. Une obligation de transparence et de traçabilité
2. La prise en compte des principes de protection des données
3. Une obligation de garantir la sécurité des données traitées
4. Une obligation d’assistance, d’alerte et de conseil

Quelles données recueillons-nous ?

Nous recueillons directement auprès de vous les données concernant votre société. D’autre part, nous recueillons les données à caractère personnel que vous saisissez dans e-inventaire pour la gestion de votre activité (par exemple, vos fiches fournisseurs et vos fiches clients). Conformément au principe de minimisation de la Réglementation, nous ne collectons que les données nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. La plupart des champs de saisie des données personnelles ne sont pas en saisie obligatoire afin que vous puissiez appliquer ce même principe de minimisation aux données que vous saisissez (selon les obligations légales liées à votre propre activité).

Les différentes catégories de données personnelles collectées lors de votre souscription et/ou dans le cadre de votre utilisation de notre application sont les suivantes :

• Données d’identification de votre société (parmi lesquelles, a priori, seules les noms et prénoms du gérant sont concernées par la RGPD, puisque les données personnelles des personnes morales, comme notamment raison sociale, numéro de téléphone, adresse email, SIRET, numéro de TVA intra-communautaire, etc, ne le sont pas) ;
• Données d’identification de vos fournisseurs et de vos clients qui peuvent être des particuliers et donc concernés par la RGPD (notamment nom, prénom, téléphones, emails, n° de carte d’identité, adresse, commentaire) ;
• Données de connexion et d'usage (notamment logs de connexion et d’usage avec horodatage, données sur la configuration et les évènements de connexion) ;
• Données financières et comptables de votre activité (prix d’achat et de ventes de vos articles, et donc marge, TVA, etc) ;
• Cookies et autres traceurs.

Avec quelle protection ?

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles permettant de protéger l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité de vos données personnelles de façon appropriée selon leur nature, leur traitement et leur accessibilité. Il peut s’agir par exemple de chiffrement des données (mots de passe), de gestion de droits d’accès (comptes utilisateurs), de flux sécurisés (protocole d’échange sur internet https avec certificat SSL)...

Le respect de la sécurité et de la protection de vos données personnelles s’impose également à l’ensemble de nos collaborateurs et à nos prestataires intervenant dans leur hébergement et / ou leur traitement.

Pour quelle utilisation ?

Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées uniquement sur la base des fondements juridiques prévus par la Réglementation et pour les finalités suivantes :

1. Dans le cadre de la gestion de notre contrat :

• Gestion du compte client ;
• Identification et authentification des utilisateurs ;
• Communications avec le client (assistance technique et commerciale) ;
• Fourniture et fonctionnement des services ;
• Émission de votre mandat SEPA et de vos factures.

2. À des fins d’exécution des services rendus par e-inventaire à votre activité :

• Conservation de vos fiches fournisseurs et clients ;
• Structuration de votre catalogue en familles d'articles ;
• Gestion de votre stock d’articles (achats de lots, vente d’articles, prises en confié et mise en dépôt, fonte de métaux précieux, etc) ;
• Conservation de toutes les informations associées à votre gestion de stock (statut de l'article, prix d’achat, de réserve, de dépôt, de vente, prix étiquette, marge, TMP, TVA, dates des transactions, moyens de paiement, photos éventuelles, retours clients, etc) ;
• Création à votre initiative de backups applicatifs de vos données ;
• Génération à votre initiative de fichiers d’exports ;
• Génération à votre initiative de rapports divers et de fichiers pour la télétransmission directe aux impôts (déclaration d’achat de métaux n°2093) ;
• Génération de bordereaux d’achat, de tickets de caisse et de factures de vente ;
• Dépôt de cookies pour le suivi de la session (uniquement).

Votre consentement sera associé à votre compte client e-invetaire, et s’appliquera aux traitements que nous ferons des données générées lors de l’utilisation de nos services.

3. Pour assurer le respect de nos, ainsi que de vos, obligations légales et réglementaires :

• Conservation des informations de création et de dernière modification (compte utilisateur et date à l’origine de l’action) ;
• Archivage de fichiers contenant les informations légales du livre de police et des tickets de caisse chez notre SAE Tiers ;
• Génération de journaux d’utilisation du service (logs applicatifs et techniques) ;
• Conservation éventuelle des commentaires de l’administration regardant votre livre de police.

Pour quelle durée ?

Nous ne conservons vos données personnelles que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités mentionnées ci-dessus ou pour nous permettre de répondre à nos obligations légales.

Qui y a accès ?

Vos données personnelles pourront être traitées par le personnel habilité de Noviweb ainsi que de ses prestataires dans le cadre de la fourniture des prestations ou services liés à votre abonnement (hébergement, web, archivage, etc). Les traitements en résultant relèvent donc de l'exécution du contrat.

Les données traitées pourront, dans les cadres prévus par la Réglementation en vigueur, être transmises aux autorités compétentes au titre du respect des obligations légales.

Si ces destinataires sont amenés à traiter vos données personnelles en dehors de l’Union européenne, les transferts seront réalisés dans le respect de la Réglementation.

Quels sont vos droits ?

Vous pouvez demander à tout moment l’accès aux données à caractère personnel vous concernant, leur rectification, leur effacement (dans la mesure où cela n’empêche pas la bonne exécution de notre relation contractuelle ou le respect des obligations légales de Noviweb) et la limitation d’un ou plusieurs traitements particuliers de données vous concernant, dans les conditions prévues par la Réglementation.

Vous disposez également du droit de modifier ou de retirer, à tout moment, les consentements que vous nous avez accordés pour le traitement de vos données à caractère personnel.

Vous disposez par ailleurs du droit de vous opposer à un traitement de vos données à caractère personnel et du droit à leur portabilité, dans les conditions fixées par la Réglementation.

Si, du fait d’avoir exercé ces droits, Noviweb se trouve dans l’impossibilité de continuer à vous offrir le service e-inventaire, votre abonnement devra être résilié et vos données à caractère personnel pourront être effacées dans la mesure où cela n’empêche pas la bonne exécution de notre relation contractuelle ou le respect de nos obligations légales.

Vos données à caractère personnel peuvent être conservées ou supprimées après votre décès conformément à la Réglementation. Vous disposez du droit de donner instruction à Noviweb de communiquer ces données à un tiers que vous nous aurez préalablement désigné.

Comment les exercer ?

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en nous envoyant un courrier postal à :

NOVIWEB SARL
54 rue de la libération
60530 Dieudonne

ou en en voyant un E-mail à l’adresse mail admin@noviweb.fr.

Vous devrez fournir vos nom, prénom, nom de votre entreprise et identifiant client e-inventaire.

Si vous n’êtes pas satisfait de nos échanges, vous avez la possibilité de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) à l’adresse suivante :

CNIL – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07

Comment retrouver des articles ?

Selon le service qui vous contrôle, administration fiscale, douanes, service des oeuvres d'art de la police, etc, ou le but poursuivi par les autorités, e-inventaire peut rapidement clore toute interrogation.  En effet :

• il est possible de retrouver immédiatement n'importe quel objet qui serait passé par votre stock en utilisant de manière appropriée les filtres de recherche de la section "Articles"
• il est très facile de sortir un état comptable pour n'importe quelle période d'investigations, encore une fois en utilisant de manière appropriée les filtres de recherche de la section "Articles"
• il est également possible d'exporter en local en un tournemain, puis de récupérer par exemple sur une clé USB à emporter pour investigations de retour dans leur service, un état complet de votre inventaire dans un fichier au format standard (en l'occurence au format CSV pour ouverture d'un tableur type Excel) - utiliser pour cela le bouton CSV de la section "Articles"
• etc

Bref, quoi que recherche l'administration qui vous contrôle, il existe probablement un moyen sûr et rapide de répondre favorablement à leur demande.

Si vous ne trouvez pas, n'hésitez pas à contacter à Noviweb qui fera tout son possible pour vous aider dans ces moments pas toujours très agréables, il faut bien le reconnaitre.

Comment être assurée de l'intégrité du livre de police ?

Si les informations associées à un article, quelles qu'elles soient, ne semblent pas satisfaire les autorités, il est facile de tracer tout l'historique des modifications effectuées sur cet article.  Pour cela, l'administration dispose :

• des traces enregsitrées automatiquement par le logiciel au niveau du lot et / ou de l'article, sans possibilité d'y déroger, lors de toute modification de l'une des informations légales du livre de police
• de la version initiale du fichier technique de registre d'achat, disponible chez notre archiveur tiers certifié, et qu'il est possible aux autorités de récupérer chez notre archiveur
• de l'ensemble des versions ultérieures de fichiers techniques de registre d'achat générées lors de chaque modification, également archivées chez notre archiveur tiers.

Les traces et les fichiers techniques de registre d'achat sont générés automatiquement, ne sont pas modifiables par nos clients, et pour ce qui concerne les fichiers techniques, ne sont même pas modifiales par Noviweb.

Les traces de correction sont visibles au niveau de la liste d'articles, au niveau de la fiche de livre de police formatée pour impression et également depuis la fiche Article (dans l'onglet Traces).

Les fichiers techniques de registre d'achat sont accessibles depuis la fiche Lot ou bien depuis la rubrique menu > conformité > Livre de police qui listent tous les fiches techniques de registre d'achat du client.

Leur intégrité est donc garantie.

Où laisser le compte rendu ou les commentaires ?

Une fois le contrôle terminé, il se peut que les autorités aient besoin de vous laisser un compte-rendu de leur visite contenant un certain nombre de remarques à prendre en compte (avant le prochain contrôle ;-).  Auparavant, ce genre de compte-rendu se notait sur le livre de police papier lui-même par les agents en charge du contrôle.

Avec e-inventaire, cela n'est bien sûr plus possible.

Il suffit néanmoins d'aller dans votre rubrique "société", à l'onglet "Réservé gouv.fr" pour offrir un moyen de substitution aux personnes de l'administration désirant vous laisser leurs commentaires.  En effet, dans cet onglet sont affichés de manière inaltérable toutes les remarques et compte-rendus qui auraient été établis précédemment sur votre livre de police. 

Il suffiit alors à l'agent en charge du contrôle de créer un nouveau compte-rendu, de remplir ses coordonnées et de saisir son compte-rendu in extenso.  Il est même possible de le mettre en forme avec des outils de base de traitement de texte.  Ce dernier sera enregistré de manière inaltérable en base de données, toujours lisible, jamais modifiable.  En outre, une copie de sa saisie lui sera envoyée par mail à l'adresse qu'il aura complétée dans le formulaire.

Comment vérifier l'authenticité d'un ancien commentaire ?

Pour s'assurer de l'authenticité des compte-rendus lisibles dans la section réservée à cet effet, chacun est accompagné d'un sceau numérique calculé et enregistré au moment du dépôt du compte-rendu par les autorités.  Cette signature numérique est calculée à partir du contenu textuel du compte-rendu lui-méme.

La moindre altération de ce contenu modifie tellement en profondeur le sceau qu'il est impossible de le faire sans que cela se voit immédiatement.

Pour vérifier quel est le sceau numérique attendu (de manière indépendante) pour un compte-rendu donné, il suffit de "copier" le contenu de ce compte-rendu dans le presse-papier - à l'aide du bouton fourni à cet effet - puis de coller ce contenu dans n'importe quel outil en ligne qui permet de calculer le MD5 d'un texte.  Par exemple :

• celui-ci
• ou celui-là
• (il en existe beaucoup d'autres)

Le résultat fourni par l'outil (indépendant de e-inventaire et de Noviweb) doit correspondre à celui affiché en face du compte-rendu et enregistré en base de données.  Si ce n'est pas le cas, c'est qu'il y a eu altération (ou mauvaise utilisation de l'outil ;-).  Et si c'est le cas, cela ne peut être que le fait de Noviweb puisqu'aucun des abonnés e-inventaire n'a accès en écriture à ces compte-rendus.

Contactez Noviweb si cela arrive.

Comment contrôler l'intégrité des tickets de caisse ?

L'intégrité des tickets de caisse est assurée par les fichiers techniques de tickets de ticket générés automatiquement lors d'une vente et rchivé de manière irreversible chez un archiveur tiers certifié NF461.

Le fichier de ticket de caisse archivé chez notre partenaire peut être téléchargé par les autorités et doit contenir des informations identiques aux informations affichées sur e-inventaire.  Si ce n'est pas le cas, c'est que des corrections ont été apportés qu'il s'agira pour notre client de justifier auprès des autorités.

Pour une vente donnée, il est possible de retrouver facilement le ticket de caisse correspondant :

• soit depuis la fiche de l'un des articles vendus sur ce ticket de caisse
• soit depuis la rubrique menu > conformité > Tickets de caisse (avec comme critère de filtre par exemple la référence ticket) qui listent tous les tickets de caisse depuis le début de l'utilisation de e-inventaire par notre client.